Kontakte
Hinweis
Dieses Kapitel richtet sich an Benutzer mit der Rolle Verwaltungsmitarbeiter.
Neben natürlichen Personen können in der Kontaktverwaltung auch juristische Personen (Unternehmen, Organisationen) gespeichert werden. Zu jedem Kontakt werden der Name und eine personalisierten Anrede gespeichert. Darüber hinaus können Sie Kontakte verschlagworten und zu jedem Kontakt mehrere Kontaktwege hinterlegen und als Standard festlegen:
- eine oder mehrere postalische Adressen
- eine oder mehrere E-Mail Adressen
- eine oder mehrere Telefonnummern.
Die Kontaktverwaltung ist so konzipiert, dass jeder Kontakt idealerweise nur einmal im System existiert. Hierzu bietet Ihnen eine Dublettenprüfung die nötige Unterstützung.
Kontakt anlegen
Neue Kontakte legen Sie über den Menüpunkt Kontake -> Erstellen an. Neben dem Namen und
der Anrede eines Kontakts können Sie hier erste Kontaktdaten hinterlegen. Weitere Kontaktdaten
können Sie nach dem Speichern des Kontakts hinzufügen.
Stellt das System fest, dass ein neuer Kontakt bereits im System existiert, werden Sie nach dem Anlegen des Kontakts aufgefordert die Dubletten zusammenzuführen sodass jeder Kontakt nur einmal im System existiert.
Hinweis
Standardmäßig erfolgt die Dublettenprüfung ausschließlich innerhalb des eigenen Mandanten. Für eine Mandantenübergreifende Dublettenprüfung (bspw. innerhalb einer Verbandsstruktur) ist der Abschluss eines Enterprise-Abbonements erforderlich. Wenden Sie sich hierzu bitte an den Support.
E-Mail an Kontakte senden
Sie haben die Möglichkeit Kontakten eine E-Mail zu senden. Zuerst wählen Sie über die Checkboxen alle Kontakte aus denen Sie eine Email schreiben möchten. Danach klicken sie auf den Button E-Mail senden.
Kontakte verschmelzen
Wenn ein Kontakt mehrfach im System existiert, können Sie diese zu einem Kontakt verschmelzen.
Wechseln Sie hierzu in die Kontaktliste und wählen Sie alle Kontakte aus, die Sie verschmelzen
möchten. Führen Sie anschließend die Aktion Kontakte verschmelzen aus.
Wenn Sie die Details eines Kontakts aufrufen, erkennen Sie an der Aktion Dublettenprüfung,
ob der aufgerufene Kontakt mehrfach im System existiert. In diesem Fall wird die Anzahl
der Dubletten vor rotem Hintergrund angezeigt. Führen Sie die Aktion Dublettenprüfung aus
um die Dubletten zusammenzuführen.
Kontakt anonymisieren (Löschen nach DSGVO)
TODO
Kontakt zu anderem Mandanten umziehen
Hinweis
Um diese Funktion zu nutzen ist der Abschluss eines Enterprise-Abbonements notwendig. Wenden Sie sich hierzu bitte an den Support.
Sie können Kontakte Ihres eigenen Mandanten in einen anderen Verband umziehen.
Rufen Sie hierzu den Kontakt auf und führen Sie die Aktion Umziehen durch.
Hinweis
Sie können nur Kontakte umziehen, deren Heimatmandant ihr eigener Mandant ist. Wenn Sie Zugriff auf mehrere Mandanten haben, wechseln Sie zunächst in den Heimatmandanten des Kontakts und führen den Umzug dort durch.
Warning
Nach dem Umzug steht dieser Kontakt ihnen, je nach ihren Rollen und Berechtigungen, nicht mehr zur verwaltung zur Verfügung.
Kontakt für andere Mandanten freigeben
Hinweis
Um diese Funktion zu nutzen ist der Abschluss eines Enterprise-Abbonements notwendig. Wenden Sie sich hierzu bitte an den Support.
Über die Funktionen Erstellen und Bearbeiten können Sie die Kontakte Ihres Mandanten für andere Mandanten
freigeben. Mandanten, für die Sie einen Kontakt freigegeben haben, können die Daten eines Kontaktes einsehen.
Kontakt eines anderen Mandanten freischalten
Hinweis
Um diese Funktion zu nutzen ist der Abschluss eines Enterprise-Abbonements notwendig. Wenden Sie sich hierzu bitte an den Support.
Wenn ein Kontakt bereits in einem fremden Mandanten existiert, können Sie diesen für Ihren Mandanten freischalten. Legen Sie den Kontakt dazu wie gewohnt in Ihrem Mandanten an. Vergeben Sie dabei neben Vor- und Nachname unbedingt ein min. ein weiteres Merkmal aus Geburtsdatum, postalischer Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
Das System erkennt nach dem Speichern des Kontakts anhand der eingegebenen Daten automatisch, dass der Kontakt bereits in einem anderen Mandanten existiert und führt diesen mit ihrem Kontakt zusammen.
Kontakt archivieren
Sie können einen Kontakt archivieren. Dies ist hilfreich, wenn ein Kontakt verstorben ist oder aus anderen Gründen nicht mehr verwendet werden soll.
Rufen Sie hierzu den Kontakt auf und führen Sie die Aktion Bearbeiten aus. Markieren Sie
den Kontakt als archiviert. Weitere Details können Sie in den Notizen hinterlegen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Kontaktverwaltung
Nach welchen Kriterien werden Dubletten identifiert?
Eine natürliche Person wird als Dublette erkannt wenn Vor- und Nachname übereinstimmen. Zusätzlich ist eine Übereinstimmung entweder der E-Mail Adresse oder der postalischen Adresse oder des Geburtsdatums notwendig.
Eine Organisation / Unternehmen wird als Dublette erkannt wenn der Name der Organisation übereinstimmt. Zusätzlich ist eine Übereinstimmung entweder der E-Mail Adresse oder der postalischen Adresse notwendig.
Hinweis
Bei der Dublettenprüfung kommt eine phonetische Suche mithilfe des
Metaphone-Algorithmus zum Einsatz. Das bedeutet,
dass auch Übereinstimmungen bei ähnlich klingenden Wörtern mit unterschiedlicher
Schreibweise wie Viktoria (mit “K”) und Victoria (mit “C”) gefunden werden.
Die Phonetische suche wird bei der Dublettenprüfung auf alle verwendeten Attribute mit Ausnahme von Geburtsdatum, Postleitzahl und Hausnummer angewendet.