Kontakte
Hinweis
Dieses Kapitel richtet sich an Benutzer mit der Rolle Verwaltungsmitarbeiter.
In der Kontaktverwaltung kannst du alle Kontakte deines Mandanten zentral verwalten. Dabei können sowohl natürliche Personen als auch juristische Personen (z. B. Unternehmen oder Organisationen) angelegt werden.
Zu jedem Kontakt werden grundlegende Informationen wie Name und Anrede gespeichert. Zusätzlich kannst du Kontakte mit Schlagworten versehen und mehrere Kontaktwege hinterlegen, z. B.:
- postalische Adressen
- E-Mail-Adressen
- Telefonnummern
Für jeden Kontaktweg kannst du einen Standard festlegen, der z. B. für die Kommunikation verwendet wird.
Die Kontaktverwaltung ist darauf ausgelegt, dass jeder Kontakt nur einmal im System existiert. Dabei unterstützt dich eine integrierte Dublettenprüfung.
Kontakt anlegen
Neue Kontakte legst du über den Menüpunkt Kontakte -> Erstellen an.
Beim Anlegen kannst du neben Name und Anrede bereits erste Kontaktdaten hinterlegen. Weitere Informationen kannst du nach dem Speichern ergänzen.
Erkennt das System, dass ein Kontakt möglicherweise bereits existiert, wirst du nach dem Speichern darauf hingewiesen und kannst die Datensätze zusammenführen.
Hinweis
Standardmäßig erfolgt die Dublettenprüfung nur innerhalb deines eigenen Mandanten.
Eine mandantenübergreifende Dublettenprüfung ist nur mit einem Enterprise-Abonnement möglich.
Kontakte bearbeiten
Du kannst Kontakte jederzeit bearbeiten, um Informationen zu aktualisieren oder zu ergänzen.
Öffne dazu die Detailansicht eines Kontakts und wähle die Aktion Bearbeiten.
Änderungen werden erst nach dem Speichern übernommen.
E-Mail an Kontakte senden
Du kannst direkt aus der Kontaktliste E-Mails an einen oder mehrere Kontakte senden.
Wähle dazu die gewünschten Kontakte über die Checkboxen aus und klicke anschließend auf E-Mail senden.
Kontakte zusammenführen
Wenn ein Kontakt mehrfach im System vorhanden ist, kannst du diese Datensätze zusammenführen.
Beim Verschmelzen werden die ausgewählten Kontakte zu einem Datensatz zusammengeführt. Vorhandene Informationen werden dabei übernommen, sodass möglichst keine Daten verloren gehen.
Wähle dazu in der Kontaktliste die entsprechenden Kontakte aus und führe die Aktion Kontakte verschmelzen aus.
Alternativ kannst du die Dublettenprüfung in der Detailansicht eines Kontakts nutzen:
Wenn Dubletten erkannt werden, wird dir die Anzahl angezeigt. Über die Aktion Dublettenprüfung kannst du diese zusammenführen.
Dublettenprüfung
Die Dublettenprüfung hilft dir dabei, doppelte Kontakte im System zu vermeiden.
Kriterien für Dubletten
Eine natürliche Person wird als Dublette erkannt, wenn:
- Vor- und Nachname übereinstimmen
- und zusätzlich entweder E-Mail-Adresse, Adresse oder Geburtsdatum übereinstimmen
Eine Organisation / ein Unternehmen wird als Dublette erkannt, wenn:
- der Name übereinstimmt
- und zusätzlich entweder E-Mail-Adresse oder Adresse übereinstimmen
Hinweis
Die Dublettenprüfung nutzt eine phonetische Suche (z. B. „Viktoria“ und „Victoria“), sodass auch ähnlich geschriebene Namen erkannt werden.
Kontakt archivieren
Du kannst Kontakte archivieren, wenn sie nicht mehr aktiv genutzt werden sollen (z. B. bei Austritt oder Tod).
Öffne dazu den Kontakt, wähle Bearbeiten und markiere ihn als archiviert. Weitere Informationen kannst du in den Notizen hinterlegen.
Archivierte Kontakte bleiben im System erhalten, werden aber im Alltag nicht mehr aktiv verwendet.
Kontakt zu anderem Mandanten verschieben
Hinweis
Diese Funktion ist nur mit einem Enterprise-Abonnement verfügbar.
Du kannst Kontakte in einen anderen Mandanten verschieben.
Öffne dazu den Kontakt und wähle die Aktion Umziehen.
Hinweis
Du kannst nur Kontakte verschieben, deren Heimatmandant dein aktueller Mandant ist.
Warning
Nach dem Umzug hast du je nach Berechtigung möglicherweise keinen Zugriff mehr auf den Kontakt.
Kontakt für andere Mandanten freigeben
Hinweis
Diese Funktion ist nur mit einem Enterprise-Abonnement verfügbar.
Du kannst Kontakte für andere Mandanten freigeben. Diese können den Kontakt dann einsehen, aber nicht zwingend bearbeiten.
Die Freigabe erfolgt über die Funktionen Erstellen oder Bearbeiten.
Kontakt aus anderem Mandanten übernehmen
Hinweis
Diese Funktion ist nur mit einem Enterprise-Abonnement verfügbar.
Wenn ein Kontakt bereits in einem anderen Mandanten existiert, kannst du ihn für deinen Mandanten übernehmen.
Lege dazu den Kontakt wie gewohnt an und gib zusätzliche Informationen an (z. B. E-Mail, Adresse oder Geburtsdatum). Das System erkennt bestehende Kontakte automatisch und führt sie zusammen.
Hinweise zur Nutzung
Achte darauf, Kontakte möglichst vollständig und korrekt zu erfassen. Dies verbessert die Kommunikation und hilft, Dubletten zu vermeiden.
Nutze die Dublettenprüfung regelmäßig, um die Datenqualität im System hoch zu halten.
Typische Anwendungsfälle
Die Kontaktverwaltung wird unter anderem genutzt, um:
- Teilnehmer und Ansprechpartner zu verwalten
- Kontaktdaten zentral zu pflegen
- E-Mails an einzelne oder mehrere Kontakte zu versenden
- doppelte Kontakte zu vermeiden und zusammenzuführen
- Kontakte für andere Mandanten bereitzustellen