Veranstaltungen

Allgemeines

Im Veranstaltungsmananegement lassen sich Veranstaltungen für den eigenen Mandanten erstellen. Es können verschiedene Termine und unterschiedliche Ticket-Varianten erstellt werden. Anschließend kann man eine Shop Seite für den Vertrieb der Veranstaltungs Tickets erstellen. Die Verwaltung über die Teilnehmer und die Warteliste einer Veranstaltung findet auch über das Veranstaltungsmanagementsystem statt. Das Veranstaltungsmanagementsystem ist über den Menüpunkt Veranstaltungen -> Veranstaltungen im Hauptmenü aufrufbar.

Veranstaltungen

Veranstaltungsliste

In der Veranstaltungsliste sind alle Veranstaltungen des eigenen Mandanten aufgelistet.

In der Veranstaltungsliste lässt sich die Anzahl der Teilnehmer und der Status der Mindestteilnehmerzahl bzw Warteliste anzeigen.

- 17 von 40 Plätze sind für diese Veranstaltung vergeben.

- Die Mindestteilnehmerzahl dieser Veranstaltung ist noch nicht erreicht.

- 15 von 24 Plätzen sind vergeben - 1 Person ist auf der Warteliste.

Veranstaltung erstellen

Über den Button + Erstellen lassen sich neue Veranstaltungen erstellen. Es öffnet sich eine neue Maske zum Einfügen der Veranstaltungsdaten. Hier können die ersten allgemeinen Informationen, Termine und Tickets erstellt werden . Die Daten können nach dem Speichern der Veranstaltung noch verändert werden.

Stammdaten

In die Stammdaten kommen alle relevanten Informationen über die Veranstaltungen:

Termin

Der Termin stellt den Zeitraum der Veranstaltung dar. Wenn es mehrere Termine innerhalb der Veranstaltung gibt, so können diese nach dem Speichern der Veranstaltung unter Termine hinzugefügt werden.

Veranstaltung anzeigen

Ist die Veranstaltung erstellt, kann sie über das Auge Symbol in der Veranstaltungsliste aufgerufen werden. Hier erscheint jetzt eine dritte Menüebene.

Veranstaltung bearbeiten

Die Stammdaten einer Veranstaltung können über das Stift Symbol in der Veranstaltungsliste oder über den Bearbeiten Button innnerhalb der Veranstaltung bearbeitet werden. Termine, Ticket-Varianten und Dateien können über die Anzeige der Veranstaltung bearbeitet werden.

Veranstaltung duplizieren

Sie können Veranstaltungen duplizieren (kopieren). Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn sie regelmäßig wiederkehrende Veranstaltungen haben und beim Erstellen dieser Veranstaltungen nicht alle Daten erneut eingeben möchten.

Um eine Veranstaltung zu duplizieren, rufen Sie die Veranstaltung auf, die sie duplizieren möchten. Führen Sie in der Veranstaltung die Aktion Duplizieren aus. Bevor die Veranstaltung dupliziert wird, haben Sie die Möglichkeit die Veranstaltungsnummer, den Titel und die Schlagworte der neuen Veranstaltung festzulegen. Außerdem können Sie auszuwählen, welche Bestandteile der Veranstaltung dupliziert werden sollen:

Veranstaltung oder einzelne Termine absagen

Veranstaltungen oder einzelne Termine lassen sich absagen.

Ganze Veranstaltung absagen

Eine komplette Veranstaltung lässt sich über den Button x Absagen absagen.

Es öffnet sich ein Fenster mit der Abfrage, ob die Teilnehmer über die Absage informiert werden sollen. Wird die Auswahl bestätigt, so werden alle Teilnehmer über die Absage der Veranstaltung benachrichtigt.

Einzelnen Termin absagen

Einzelne Termine können im Bereich Termine abgesagt werden. Dazu lässt man sich den Termin über das Augen Symbol anzeigen und kann dann über den Button x Absagen den Termin absagen. Auch hier kommt wieder die Abfrage, ob die Teilnehmer über die Absage informiert werden sollen, analog wie bei der Absage einer Veranstaltung.

Termine bearbeiten und hinzufügen

Der erste der Termin der Veranstaltung wurde bereits beim Erstellen der Veranstaltung erstellt. Unter dem Punkt Termine können nun weitere Termine hinzugefügt werden oder bestehende Termine bearbeitet werden.

Ticket-Varianten

Die Ticket-Varianten dienen zur Darstellung unterschiedlicher Preise für eine Veranstaltung (bspw. standard und ermäßigt). Beim Erstellen einer Veranstaltung wird immer eine Ticket-Variante erstellt. Nach dem Speichern der Veranstaltung lassen sich unter Ticket-Varianten weitere Ticket-Varianten hinzufügen:

Ticket-Varianten können einer Kostenstelle zugewiesen werden. Die Kostenstelle wird bei der Abrechnung einer Buchung an der Rechnungsposition vermerkt und bspw. im erweiterten Excel-Export der Rechnungen mit ausgegeben.

Dateien zum Versand an Teilnehmer

Für jede Veranstaltung können Dateien zum Versand an Teilnehmer als PDF hochgeladen werden. Teilnehmer erhalten diese dann per E-Mail mit der Auftragsbestätigung. Hier kann man zB wichtige Vorabinformationen zur Veranstaltung oder eine Anfahrtskizze hochladen.

Rabatte

Es besteht die Möglichkeit, für eine Veranstaltung Rabatte einzustellen. Beispiele hierfür sind ein Frühbucher- oder Black Friday-Rabatt. Um einen Rabatt zu erstellen, rufen Sie die Veranstaltung auf und scrollen Sie zum Abschnitt Rabatte. Über den Button Hinzufügen können Sie neue Rabatte hinzufügen. Bereits erstellte Rabatte lassen sich hier bearbeiten oder löschen.

Für jeden Rabatt kann der Zeitraum festgelegt werden, in welchem der Rabatt gelten soll. Der Rabatt wird dann automatisch bei der Buchung angezeigt und abgezogen.

Bucht ein Kunde in einem Zeitraum, in dem der Rabatt aktiv ist, wird der Rabatt bereits bei der Buchung angezeigt.

Optional ist es möglich, dass ein Rabatt erst dann gewährt wird, wenn der Kunde einen passenden Rabatt-Code eingibt (z.B. BLACK26 für einen Black Friday-Rabatt). Hierzu wird beim Anlagen des Rabats im Feld Rabatt-Code der entsprechende Code angegeben.

Ein Kunde kann den Rabattcode im Warenkorb einlösen, um den reduzierten Preis zu erhalten.

Auf der Rechnung wird der Rabatt separat ausgewiesen um vom Rechnungsbetrag abgezogen.

Präsentation im Shop

Artikelseite anlegen

Damit Kunden Ihre Veranstaltung im Onlineshop buchen können, legen Sie eine Artikelseite zur Veranstaltung an. Eine Artikelseite besteht aus einer Reihe von Stammdaten wie

• Titel (idR. der gleiche wie der Veranstaltungstitel)
• einem Teaser-Bild
• einem Buchungszeitraum
• und den zu akzeptierenden Vertragsdokumenten.

Darüber hinaus können Sie Ihre Artikelseite individuell gestalten.

Um eine Artikelseite zu Ihrer Veranstaltung anzulegen rufen Sie zunächst die Details Ihrer Veranstaltung auf. Wählen Sie nun die Aktion Artikelseite anlegen um eine neue Artikelseite anzulegen.

Artikelseite gestalten

Buchungszeiträume einstellen

Zu akzeptierende Vertragsdokumente angeben

Artikelseite aufrufen

Teilnehmer

Teilnehmerliste

Die Teilnehmerliste zeigt alle Personen an, die ein Ticket für die Veranstaltung gebucht haben. Sie befindet sich im oberen Menü einer jeden Veranstaltung. Dort könnenbfolgende Daten eingesehen werden:

Teilnehmer umbuchen

Um einen Teilnehmer in eine andere Veranstaltung umzubuchen, rufen Sie die Teilnehmerliste der Veranstaltung auf, in die der Teilnehmer aktuell eingebucht ist. Führen Sie am umzubuchenden Teilnehmer die Aktion Ticket umbuchen aus:

Im Anschluss öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Zielveranstaltung sowie die Ticket-Variante in der Zielveranstaltung auswählen müssen. Optional können Sie außerdem einen Grund für die Umbuchung sowie weitere Optionen angewendet werden können.

Teilnehmer stornieren

Um einen Teilnehmer zu stornieren, rufen Sie die Teilnehmerliste der Veranstaltung auf, in die der Teilnehmer aktuell eingebucht ist. Führen Sie am zu stornierenden Teilnehmer die Aktion Ticket stornieren aus:

Im Anschluss öffnet sich ein Fenster in dem ein Stornogrund und weitere Funktionen aktiviert werden können. Eine Stornorechnung kann hier ebenfalls erstellt werden, wenn die Buchung bereits abgerechnet ist.

Stornierung eines Teilnehmers aufheben

Sie können die Stornierung eines bereits stornierten Teilnehmer zurücknehmen. Rufen Sie hierzu die Teilnehmerliste der betreffenden Veranstaltung auf. Suchen Sie nun den stornierten Teilnehmer und wählen Sie die Aktion Stornierung aufheben.

Teilnahmebestätigung erstellen

Zum Erstellen der Teilnahmebestätigung wechseln Sie in die Teilnehmerliste. Wählen Sie dort alle Teilnehmer aus, für die Sie eine Teilnahmebestätigung erstellen möchten. Führen Sie anschließend die Aktion Teilnahmebestätigung erstellen aus.

Sie können wählen, ob Sie vor dem Erstellen der Teilnahmebestätigung noch Credits an Ihre Teilnehmer vergeben möchten. Auf Wunsch versendet das System die Teilnahmebestätigung im Anschluss automatisch an Ihre Teilnehmer.

E-Mail an Teilnehmer senden

Es besteht die Möglichkeit über die Aktion eine E-Mail an alle oder ausgewählte Teilnehmer zu verschicken. Dazu wählt man die entsprechenden Teilnehmer aus und geht dann rechts auf den Button Aktionen und dann auf E-Mail senden. Man hat dann die Möglichkeit eine individuelle E-Mail zu formulieren und zu versenden.

Export der Teilnehmerliste

Es besteht die Möglichkeit die Liste der teilnehmer zu exportieren. Dazu wählt man entweder die komplette Liste oder einzelne Teilnehmer über die Häkchen aus und klickt dann auf den Button ‘Aktionen’ und dann auf ‘Exportieren’.

Jetzt kann die Exportliste erstellt werden. Es besteht nun die Möglichkeit, Spalten zu entfernen, die nicht angezeigt werden sollen. Werden keine Spalten entfernt, so wird die Liste mit allen Spalten angezeigt. Wenn man auf den Button ‘Auswählen’ klickt, wird die Liste erstellt.

Es öffnet sich eine Übersicht über den Download. Der Kringel zeigt den Status an, ist die Erstellung der Datei fertig erscheint dort die Datei. die sich mit einem Klick herunterladen lässt.

Teilnehmer sperren

Sie können einen Teilnehmer von der Teilnahme an weiteren Veranstaltungen ausschließen indem Sie den zugehörigen Kontakt archivieren. Das kann in bestimmten Situationen sinnvoll sein, bspw. wenn sich ein Teilnehmer nicht angemessen verhält oder nicht zahlt.

Zum Sperren eines Teilnehmers rufen Sie im Menüpunkt Kontakte den betreffenden Kontakt auf. Bearbeiten Sie den Kontakt und setzen Sie das Häckchen bei Archiviert. Optional können Sie in den Notizen noch einen Grund hinterlegen.

Zukünftige Bestellungen, die einen archivierten Kontakt als Teilnehmer enthalten, können nicht bestätigt werden. Ein entsprechender Hinweis wird eingeblendet.

Teilnehmer manuell in eine Veranstaltung einbuchen

Sie können Teilnehmer auf zwei Arten zu einer Veranstaltung hinzufügen:

1. Ticket erstellen ohne Bestellung oder Rechnung
2. Ticket erstellen mit Bestellung und Rechnung

Ticket erstellen ohne Bestellung und ohne Rechnung

Eine Person als Teilnehmer zu einer Veranstaltung hinzuzufügen ohne den Umweg über eine Bestellung zu gehen und ohne eine Rechnung zu erzeugen, kann hilfreich sein, wenn Sie bspw. interne Mitarbeiter oder Helfer in eine Veranstaltung einbuchen möchten, ohne dass diese die Veranstaltung käuflich erwerben.

Rufen Sie hierzu den Kontakt auf, den Sie einer Veranstaltung hinzufügen möchten. Wählen Sie im Kontakt den Reiter Veranstaltungen aus und führen Sie dort die Aktion Ticket erstellen aus.

Im nächsten Schritt können Sie die passende Veranstaltung sowie die Ticket-Variante auswählen.

Ticket erstellen mit Bestellung und Rechnung

Sie können Tickets für Personen manuell buchen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie bspw. eine Person einbuchen möchten, die sich telefonisch bei Ihnen gemeldet hat.

Diese Person können Sie einbuchen, indem Sie eine neue Bestellung erstellen.

Warteliste

Die Warteliste enthält alle Buchungen einer Warteliste. Ist die Warteliste in den Veranstaltungs Stammdaten aktiviert, so kann man sich einen Warteplatz buchen. Es werden die gleichen Daten angezeigt wie in der Warteliste. Über das Pfeil Symbol kann man einen Teilnehmer der Warteliste in die Veranstaltungsteilnehmer Liste einbuchen. Es besteht auch die Möglichkeit das die Buchung von der warteliste in die Teilnehmerliste automatisch funktioniert. Dazu muss man das Feld dieser Aktion in den Stammdaten der Veranstaltung aktivieren.

Credits

Credits sind Punkte/Lizenzpunkte/Lehreinheiten/Übungseinheiten (in verschiedenen Kontexten unterschiedlich bezeichnet). Sie stellen die Anzahl der Punkte dar, die während einer Veranstaltung erreicht werden können oder die für die Austellung einer Lizenz benötigt werden.

Creditbereiche

Creditbereiche dienen zur Kategorisierung von Credits. Man kann sowohl einen Standard Creditbereich haben, der pauschal für alle Credits gilt oder man kann sich Creditbereiche für verschiedene Kategorien (je nach Modulen) einrichten lassen. Dazu schicken Sie bitte eine Liste mit den Creditbereichen an support@john-it.com. Wir werden alle Creditbereiche für Sie einrichten.

Credits für eine Veranstaltung konfigurieren

Pro Veranstaltung können Credits vergeben werden. Diese Credits erhält der Teilnehmer nach erfolgreicher Teilnahme an der Veranstaltung.

Gehen Sie dazu in die Veranstaltung und dann auf den Reiter Credits. Über den Button Erstellen können Sie nun den Creditbereich und die Anzahl der Credits festlegen. Pro Veranstaltung können Credits für unterschiedliche Creditbereiche eingestellt werden.

Credits an Teilnehmer verteilen

Um nach der erfolgreichen Teilnahme an einer Veranstaltung, Credits an die jeweiligen Teilnehmer zu verteilen, gehen Sie auf die jeweilige Veranstaltung und dann auf die Teilnehmer. Wählen Sie alle Teilnehmer aus, die Credits erhalten sollen und klicken Sie auf den Button Aktionen und wählen Sie dann “Credits vergeben”aus.

Die Credits von Kontakten können jeweils im Kontakt unter dem Reiter Credits eingesehen, bearbeitet und gelöscht werden.

Credits in der Teilnahmebescheinigung

In der Teilnahmebescheinigung für die erfolgreiche Teilnahme an einer Veranstaltung können die erhaltenen Credits ausgewiesen werden. Diese Einstellung können Sie nur als Mandantenadministrator vornehmen. Ist diese Einstellung einmal eingerichtet, so kann sie fortlaufend genutzt werden.

Gehen Sie dazu auf Einstellungen - Dokumente und wählen Sie die “Teilnahmebestätigung für Veranstaltung” aus. Klicken sie auf den Button “Bearbeiten”. Fügen Sie über Drag & Drop einen neuen Textbereich an die Stelle, an der Sie die Credits aufgezeigt haben möchten. Klicken Sie in den eingefügten Textblock. Es erscheint eine Ansicht mit den Icons Tag, Löschen und Duplizieren. Klicken Sie auf den Tag Button.

Es öffnet sich das Fenster “Tags zusammenführen”. Hier wählen Sie “Teilnehmer hat Credits erhalten” aus. Die Auswahl dient dazu, dass falls für eine Veranstaltung keine Credits eingetragen sind, so wird dieses Textfeld auf der Teilnahmebescheinigung nicht angezeigt. Andernfalls würden dort dann für die Anzahl der Credits Null stehen.

Speichern Sie die Auswahl und geben Sie dann einen Text ein, zum Beispiel: ” Für die Teilnahme an der Veranstaltung erhalten sie: ___ Credits”. Damit die Credits automatisch eingefügt werden, klicken Sie in den Textbereich und dann auf den Schriftzug “Tags zusammenfügen”. Hier wählen Sie “Erhaltene Credits” aus. Speichern Sie das Dokument ab und testen Sie mit der Vorschau, ob alles geklappt hat.