Bestellungen

In diesem Kapitel erfahren Sie alles zur Bearbeitung von Bestellungen. Eine Bestellung fasst alle Informationen zu einem getätigten Kauf im Shop zusammen. Die Übersichtsseite für Bestellungen zeigt alle getätigten Bestellungen mit ihren jeweiligen Statusinformationen an und kann über das Hauptmenü unter Bestellungen aufgerufen werden. Standardmäßig wird die Liste nach Bestelldatum sortiert, sodass die neuesten Bestellungen stets ganz oben stehen.

Wenn neue Bestellungen vorliegen, dann wird die Anzahl der neuen Bestellungen direkt im Menüpunkt Bestellung angezeigt (siehe Marker 2). So ist bei Aufruf der Anwendung sofort ersichtlich, ob neue Bestellungen vorliegen.

Zu einer Bestellung können Rechnungen erstellt sowie Ein- und Auszahlungen (Erstattungen) hinterlegt werden.

Bestellung

Status einer Bestellung

In der Liste der Bestellungen werden die folgenden Statusinformationen angezeigt um die Bearbeitung zu vereinfachen:

• Bestellstatus: Zeigt den aktuellen Status der Bestellung an (neu, bestätigt, abgerechnet, teilweise storniert, storniert)
• Zahlstatus: Gibt den Status der Zahlung für die Bestellung an (offen, teilweise bezahlt, bezahlt, überzahlt). Der Zahlstatus wird auf Basis der hinterlegten Zahlungen automatisch berechnet. Sobald eine Bestellung abgerechnet wurde, wird der Zahlstatus an der Rechnung fortgeführt und ist an der Bestellung nicht mehr sichtbar.

Neue Bestellung erstellen

Üblicherweise erstellt ein Kunde seine Bestellungen selbstständig über den Shop. Manchmal ist es jedoch notwendig, dass Sie eine Bestellung manuell erstellen. Beispielsweise bei telefonischer Bestellung oder wenn Sie eine Bestellung nachträglich erfassen müssen. Darum geht es in diesem Abschnitt.

Um eine Bestellung manuell zu erstellen rufen Sie die Liste der Bestellung auf. Wählen Sie dort die Aktion Erstellen.

Nach Eingabe der Kundendaten wird eine neue Bestellung im Status Entwurf erzeugt. Diese hat standardmäßig noch keine richtige Bestellnummer aus Ihrem Bestellnummernkreis, sondern zunächst eine Zufallsgenerierte Bestellnummer. Auch sind in der Bestellung noch keine Bestellpositionen enthalten.

Fügen Sie daher als nächstes die gewünschten Bestellpositionen hinzu, indem Sie im Abschnitt Bestellpositionen die Aktion Hinzufügen aufrufen.

Suchen Sie die im Anschluss die Artikelseite aus, die Sie zur Bestellung hinzufügen möchten.

Auf der nächsten Seite werden alle Daten erfasst, die für die Bestellposition benötigt werden.

Nach dem Speichern wird die Bestellposition der Bestellung hinzugefügt. Sie können nun weitere Bestellpositionen hinzufügen.

Sobald die Bestellung nach Ihren Wünschen konfiguriert ist, müssen Sie die Bestellung abschließend bestätigen. Beim Bestätigen der Bestellung wird eine Bestellnummer aus Ihrem Bestellnummernkreis sowie ggf. eine Rechnung erzeugt.

Verarbeiten neuer Bestellungen

Bearbeitungsampel nutzen

Damit Sie Bestellungen möglichst effizient bearbeiten können, zeigt Ihnen das System zu allen neuen Bestellungen eine farbliche Bearbeitungsampel an. Diese finden Sie an folgenden Stellen:

• in der Liste der Bestellungen in der Spalte Hinweis
• auf der Detailseite einer Bestellung
  • neben dem Seitentitel
  • im Kärtchen zum Kunden
  • in der Liste der Bestellpositionen in der Spalte Hinweis

Die Bearbeitungsampel kann auf Grün, Orange oder Rot stehen, mit folgender Bedeutung:

• Grün: Alles in Ordnung. Die Bestellung wurde manuell oder automatisch einem Kunden zugeordnet und kann sofort bestätigt werden.
• Gelb: Die Bestellung wurde manuell oder automatisch einem Kunden zugeordnet. Das System empfiehlt jedoch die manuelle Prüfung der Bestellung. Fahren Sie mit der Maus über die Bearbeitungsampel um weitere Details angezeigt bekommen. Mögliche Gründe für eine gelbe Bearbeitungsampel können sein:
  • Bestelldaten weichen von gefundenen Kundendaten ab. Führen Sie einen Datenabgleich durch.
• Rot: Die Bestellung kann nicht bestätigt werden. Fahren Sie mit der Maus über die Bearbeitungsampel um weitere Details angezeigt bekommen. Mögliche Gründe für eine role Bearbeitungsampel können sein::
  • Für die Bestellung wurden mehrere Kunden im System gefunden. Sie müssen die Bestellung manuell einem Kundenkonto zuordnen.
  • Der Kunde, dem die Bestellung zugeordnet wurde, ist archiviert (bspw. weil der Kunde verstorben ist oder aufgrund von Vandalismus blockiert wurde). Prüfen Sie den Grund für die Archivierung.

Details zu den Bearbeitungsampeln werden angezeigt, sobald Sie mit der Maus über den farblichen Hinweis fahren.

Bestellung manuell einem Kunden zuordnen

Steht die Bearbeitungsampel zu den Kundendaten auf rot, so passen mehrere bereits existierende Kundenkonten auf die angegebenen Kundendaten. In diesem Fall müssen Sie die Bestellung manuell einem Kundenkonto zuordnen. Führen Sie hierzu die Aktion Kundenkonto zuordnen aus.

Das System schlägt Ihnen im Anschluss passende Kundenkonten für die Zuordnung vor. Ist der passende Kunde nicht in den Vorschlägen enthalten, dann können Sie den Kunden auch frei aus Ihren Kontakten wählen oder ein neues Kundenkonto anlegen.

Datenabgleich durchführen

Steht die die Bearbeitungsampel zu den Kundendaten auf gelb, so können die Kontaktdaten des zugeordneten Kunden mit Daten aus der Bestellung aktualisiert werden (bspw. bei Adressänderung). Führen Sie hierzu die Aktion Datenübernahme aus. Das System zeigt Ihnen im Anschluss alle Felder an, die aktualisiert werden können.

Hinweis: Zum Bestätigen der Bestellung ist es nicht zwingend notwendig diese Aktion auszuführen.

Bestellung bestätigen (grüne oder gelbe Bearbeitungsampel)

Steht die Bearbeitungsampel auf gelb oder auf grün, so kann die Bestellung bestätigt werden. Führen Sie hierzu in der Liste der Bestellungen oder auf der Detailseite einer Bestellung die Aktion Bestätigen aus. Sobald eine Bestellung bestätigt wurde erhält sie den Status bestätigt.

Bestellung bearbeiten

Um allgemeine Bestelldaten wie die Kundendaten, den Rechnungsempfänger oder die Kundenreferenznummer zu ändern, finden Sie unter dem Menüpunkt Weitere Aktionen entsprechende Bearbeitungsoptionen.

Zum Bearbeiten einzelner Bestellpositionen siehe Abschnitt Bestellposition ändern

Bestellung stornieren

Diese Funktion ermöglicht das vollständige Stornieren einer Bestellung.

Wenn Sie eine Bestellung stornieren, zu der bereits eine Zahlung erfasst ist, sollten Sie die Zahlung im Anschluss erstatten.

Bestellung per E-Mail versenden

Mit dieser Funktion können Sie Bestelldetails direkt aus dem System per E-Mail an den Kunden senden.

Bestellbestätigung herunterladen

Laden Sie Auftragsbestätigung als PDF-Datei herunter.

Bestellspositionen

Jede Bestellung enthält eine oder mehrere Bestellpositionen wobei einzelne Bestellpositionen zu einem sog. Bundle gruppiert sein können. Ein Bundle kann bspw. aus einer Veranstaltung sowie einem T-Shirt bestehen.

Sie erkennen dies an der Nummerierung der Bestellpositionen. Beispiel:

• 1.1. Veranstaltung A für Teilnehmer Max-Mustermann
• 1.2. T-Shirt zu Veranstaltung A für Max-Mustermann in Größe XL
• 2.1. Veranstaltung A für Teilnehmerin Frederike Maus
• 2.2. T-Shirt zu Veranstaltung A für Frederike Maus in Größe S

Diese Numerierung findet sich analog auch auf den zu einer Bestellung erstellten Rechnungen.

Bestellposition hinzufügen

Zum Hinzufügen einer Bestellposition zu einer eingegangenen bestehenden Bestellung rufen Sie die Bestellung auf und führen Sie im Abschnitt Bestellpositionen die Aktion Hinzufügen aus.

Anschließend wählen Sie die Artikelseite aus, die Sie als Position in die Bestellung aufnehmen möchten. Entfernen Sie anschließend ggf. doppelt auftauchende Positionen.

Bestellposition ändern

Zum Ändern einer Bestellposition rufen Sie die Bestellung auf und wählen Sie die Aktion Bearbeiten auf der zu ändernden Bestellposition an.

Im Anschluss öffnet sich ein Bearbeitungsfenster, das Ihnen je nach Art des Produkts verschiedene Bearbeitungsoptionen anbietet.

Einzelne Bestellpositionen stornieren

Bei Bedarf können Teil-Stornierungen vorgenommen werden. Markieren Sie die gewünschten Bestellpositionen und wählen Sie “Positionen stornieren”.

Stornierte Bestellpositionen erhalten den Status storniert.

Wenn Sie eine Bestellung teilweise stornieren, zu der bereits eine Zahlung erfasst ist, sollten Sie die Zahlung im Anschluss erstatten.

Rechnungserstellung

Eine Rechnung wird automatisch erstellt und an den Kunden gesendet, wenn das Häkchen bei der Bestätigung der Bestellung gesetzt wird. Der Status der Bestellung wird anschließend auf abgerechnet gesetzt.

Wenn Sie bei der Bestätigung einer Bestellung keine Rechnung erzeugt haben und sich die Bestellung im Status bestätigt befindet, kann die Bestellung mit der Aktion Abrechnen eine Rechnung erzeugt werden.

Zahlungen

Sie können Einzahlungen und Erstattungen zu einer Bestellung erfassen, um den Zahlstatus einer Bestellung zu verfolgen. Hierzu wird jede Bestellung mit einem der folgenden Zahlungsstati gekennzeichnet:

• Offen: Die Bestellung wurde erstellt, aber die Zahlung steht noch aus.
• Bezahlt: Die Bestellung wurde vollständig beglichen.
• Guthaben: die Bestellung weist ein Guthaben auf. Dies ist der Fall, wenn eine Bestellung ganz oder teilweise storniert wurde und der gezahlte Betrag noch nicht erstattet wurde oder wenn ein Kunde zu viel Gezahlt hat.
• Fehlgeschlagen die Zahlung über einen Online-Dienstleister ist fehlgeschlaten. Senden Sie Ihrem Kunden in diesem Fall einen neuen Zahlungslink zu.

Um die Einzahlungen und Erstattungen zu einer Bestellung einzusehen, rufen Sie die gewünschte Bestellung auf und wechseln anschließend in den Reiter Zahlungen.

Eine Bestellung als bezahlt markieren

Wenn eine Bestellung von Ihrem Kunden bezahlt wurde, können Sie die Bestellung als bezahlt markieren.

Rufen Sie hierzu die gewünschte Bestellung auf und führen Sie die Aktion Als bezahlt markieren aus. Im Anschluss wird automatisch eine Einzahlung in Höhe des ausstehenden Betrags erfasst und die Bestellung als bezahlt markiert.

Wenn Sie hingegen Teilzahlungen erfassen möchten, finden Sie weitere Informationen im Abschnitt Einzahlungen erfassen

Zahlungen erfassen

Wenn eine Bestellung von Ihrem Kunden ganz oder teilweise bezahlt wurde, können Sie die zugehörigen Einzahlungen zu der Bestellung erfassen. Dies gilt auch für Teilzahlungen. Rufen Sie hierzu die gewünschte Bestellung auf und wechseln Sie in den Reiter Zahlungen. Führen Sie dort im Abschnitt Einzahlungen die Aktion Hinzufügen aus.

Je nachdem ob die Bestellung ganz oder teilweise bezahlt wurde, ändert sich ihr Zahlstatus entsprechend.

Zahlung erstatten

Um eine Zahlung zu erstatten, rufen Sie die gewünschte Bestellung auf und wechseln Sie in den Reiter Zahlungen. Führen Sie dort an der zu erstattenden Zahlung die Aktion Zahlung erstatten aus.

Zahlung ist fehlgeschlagen

Wenn eine Zahlung per Online-Payment fehlschlägt, ändert sich der Zahlstatus der Bestellung auf fehlgeschlagen und der Kunde erhält automatisch eine E-Mail mit der Bitte eine neue Zahlungsmethode anzugeben und die Zahlung erneut vorzunehmen. Nimmt der Kunde die Zahlung dann erneut vor, ändert sich der Zahlstatus der Bestellung entsprechend.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit ihrem Kunden auch manuell einen Link zu senden, mit dem er eine neue Zahlungsmethode auswählen und die Zahlung erneut durchführen kann. Das ist hilfreich, wenn Ihr Kunde die automatische E-Mail nicht erhalten hat.

Rufen Sie hierzu die betroffene Bestellung auf und kopieren Sie den unter Zahlungslink angegebenen Link. Senden Sie ihrem Kunden nun eine E-Mail mit dem Link unter der Aufforderung die Zahlung bitte erneut vorzunehmen.

Sobald der Kunde eine neue Zahlungsmethode angegeben hat, ändert sich der Zahlstatus der Bestellung entsprechend der angegebenen Zahlungsmethode.

FAQ

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