Mahnungen und Mahnläufe
Mit Mahnungen kannst du Kunden an noch offene Rechnungen erinnern. Über einen Mahnlauf lassen sich mehrere überfällige Rechnungen gesammelt prüfen und anmahnen.
Das Rechnungsmodul unterstützt dich dabei mit:
- individuell konfigurierbaren Mahnstufen
- eigenen Mahngebühren für die einzelnen Mahnstufen
- Mahnläufen für mehrere überfällige Rechnungen
- der Möglichkeit, einzelne Mahnungen nachträglich zu bearbeiten oder zu löschen
- dem Download einer Mahnung als PDF
Hinweis
Ob eine Rechnung in einem Mahnlauf berücksichtigt wird, richtet sich nach dem Zahlstatus im zugehörigen Abrechnungskonto. Zahlungen, Erstattungen sowie verknüpfte Storno- und Gutschriftbelege werden dabei berücksichtigt.
Mahnlauf erstellen
Mit einem Mahnlauf kannst du mehrere überfällige Rechnungen gesammelt ermitteln und die dazugehörigen Mahnungen erstellen.
Öffne im Hauptmenü den Bereich:
Rechnungen -> Mahnläufe
Klicke anschließend auf Hinzufügen.
Vor dem Erstellen kannst du den Mahnlauf bei Bedarf auf bestimmte Rechnungen eingrenzen. Wähle dazu die gewünschten Kriterien aus.
Speichere den Mahnlauf anschließend. Das System prüft nun, welche Rechnungen den ausgewählten Kriterien entsprechen, und erstellt die zugehörigen Mahnungen.
Sobald der Mahnlauf abgeschlossen ist, kannst du die erstellten Mahnungen vor dem Versand noch einmal kontrollieren.
Tipp
Prüfe vor dem Versand insbesondere die Rechnungsdaten, die Mahnstufe und eine eventuell hinterlegte Mahngebühr.
Einzelne Mahnung aufrufen
Du kannst die Mahnungen zu einer Rechnung direkt über die Rechnungsansicht aufrufen.
Gehe dazu wie folgt vor:
- Öffne im Hauptmenü den Bereich
Rechnungen. - Rufe die gewünschte Rechnung auf.
- Wechsle oben zum Reiter
Mahnungen. - Öffne dort die gewünschte Mahnung.
In dieser Ansicht kannst du die vorhandene Mahnung prüfen und weitere Aktionen ausführen.
Mahnung bearbeiten
Eine bereits erstellte Mahnung kann nachträglich angepasst werden. Das ist beispielsweise hilfreich, wenn du die Mahngebühr ändern möchtest.
Öffne dazu die betreffende Rechnung und wechsle zum Reiter Mahnungen. Rufe anschließend die gewünschte Mahnung auf und wähle die Aktion Bearbeiten.
Passe die gewünschten Angaben an und speichere die Änderung.
Mahngebühr ändern oder entfernen
Die Mahngebühr einer vorhandenen Mahnung kannst du direkt über die Bearbeitung der Mahnung anpassen.
Gehe dazu wie folgt vor:
- Öffne die betreffende Rechnung.
- Wechsle zum Reiter
Mahnungen. - Rufe die gewünschte Mahnung auf.
- Klicke auf Bearbeiten.
- Ändere die Mahngebühr oder entferne den eingetragenen Betrag.
- Speichere die Änderung.
Nach dem Speichern wird die Mahnung mit der angepassten Mahngebühr angezeigt.
Achtung
Prüfe nach einer Änderung, ob die Mahnung und der ausgewiesene Gesamtbetrag weiterhin korrekt sind.
Einzelne Mahnung löschen
Eine Mahnung kannst du entweder über den zugehörigen Mahnlauf oder direkt über die Rechnung aufrufen und löschen.
Über die Rechnung
- Öffne die betreffende Rechnung.
- Wechsle zum Reiter
Mahnungen. - Rufe die gewünschte Mahnung auf.
- Wähle die Aktion Löschen.
Über den Mahnlauf
Öffne den gewünschten Mahnlauf und rufe anschließend die zu löschende Mahnung auf. Wähle dort ebenfalls die Aktion Löschen.
Achtung
Das Löschen einer Mahnung kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfe daher vor dem Löschen, ob du die richtige Mahnung geöffnet hast.
Mahnung herunterladen
Öffne die gewünschte Mahnung und klicke auf Herunterladen.
Die Mahnung wird anschließend als PDF heruntergeladen und kann gespeichert, geprüft oder weitergegeben werden.
Empfohlener Ablauf
Für einen übersichtlichen Mahnprozess empfehlen wir folgenden Ablauf:
- Mahnlauf mit den gewünschten Kriterien erstellen.
- Erstellte Mahnungen prüfen.
- Mahngebühren und Mahnstufen kontrollieren.
- Einzelne Mahnungen bei Bedarf bearbeiten oder löschen.
- Mahnungen herunterladen oder versenden.