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Vertragsdokumente

Hinweis

Dieses Kapitel richtet sich an Benutzer mit der Rolle Mandantenadministrator.

Allgemeine Informationen

Vertragsdokumente sind Dokumente, denen Kunden vor dem Abschluss einer Buchung oder Bestellung zustimmen müssen.

Typische Beispiele sind:

  • Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
  • Datenschutzerklärung
  • Einwilligung zum Empfang eines Newsletters
  • Einwilligung zur Veröffentlichung von Foto- und Filmaufnahmen

Während des Buchungsvorgangs werden die ausgewählten Vertragsdokumente dem Kunden angezeigt. Erst nach deren Zustimmung kann die Buchung abgeschlossen werden.

Zustimmung Vertragsdokumente

Jeder Mandant verwaltet seine eigenen Vertragsdokumente. Die Dokumente können zentral gepflegt und anschließend in verschiedenen Bereichen von VeasySport verwendet werden, beispielsweise auf Artikelseiten im Shop.

Uebersicht Vertragsdokumente im Menü

Vertragsdokument erstellen

Ein neues Vertragsdokument legst du unter Vertragsdokumente -> Erstellen an.

Für ein Vertragsdokument werden folgende Angaben benötigt:

Interne Vertragsbezeichnung

Die interne Bezeichnung dient ausschließlich der Verwaltung innerhalb des Systems.

Beispiele:

  • Datenschutzerklärung Stand 2025
  • AGB Veranstaltungen
  • Fotoeinwilligung Erwachsene

Öffentliche Vertragsbezeichnung

Die öffentliche Vertragsbezeichnung wird Kunden angezeigt und mit dem Dokument verlinkt.

Beispiele:

  • Datenschutzerklärung
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen
  • Einwilligung Foto- und Filmaufnahmen

Unterzeichnungstext

Der Unterzeichnungstext wird neben der Checkbox angezeigt, die Kunden aktiv bestätigen müssen.

Verwende den Platzhalter {{ Link }}, um das Vertragsdokument an der gewünschten Stelle zu verlinken.

Beispiel:

Ich habe die {{ Link }} gelesen und akzeptiere diese.

Vertragsdokument erstellen

Vertragsdokumente in Artikelseiten verwenden

Vertragsdokumente können Artikelseiten zugeordnet werden.

Während des Buchungsvorgangs werden die ausgewählten Dokumente automatisch angezeigt und müssen vom Kunden bestätigt werden.

Dadurch stellst du sicher, dass wichtige Informationen und rechtliche Hinweise vor Abschluss der Buchung akzeptiert werden.

Vertragsdokument bearbeiten

Vertragsdokumente können jederzeit bearbeitet werden.

Änderungen wirken sich auf zukünftige Buchungen aus. Bereits erfolgte Zustimmungen von Kunden bleiben davon unberührt.

Hinweis

Prüfe Änderungen an rechtlich relevanten Dokumenten sorgfältig und stimme diese bei Bedarf mit deinem Datenschutzbeauftragten oder Rechtsberater ab.

Vertragsdokument archivieren

Ein archiviertes Vertragsdokument wird im System nicht mehr zur Auswahl angeboten.

Bereits bestehende Verwendungen und dokumentierte Zustimmungen bleiben weiterhin erhalten.

Das Archivieren ist die empfohlene Vorgehensweise, wenn ein Dokument nicht mehr verwendet werden soll.

Vertragsdokument löschen

Vertragsdokumente können nur gelöscht werden, solange sie noch von keinem Kunden akzeptiert wurden.

Wurde ein Vertragsdokument bereits verwendet oder akzeptiert, solltest du stattdessen die Archivierungsfunktion nutzen.

Wichtig

Verwende das Löschen nur für irrtümlich angelegte oder ungenutzte Vertragsdokumente. Bereits verwendete Vertragsdokumente sollten aus Nachvollziehbarkeitsgründen archiviert werden.

Hinweise zur Nutzung

  • Verwende klare und verständliche Vertragsbezeichnungen.
  • Nutze die interne Bezeichnung, um verschiedene Versionen voneinander zu unterscheiden.
  • Prüfe regelmäßig, ob deine Vertragsdokumente noch aktuell sind.
  • Verwende das Archivieren statt des Löschens, sobald ein Dokument produktiv genutzt wurde.
  • Teste nach Änderungen den Buchungsprozess, um die Darstellung der Vertragsdokumente zu überprüfen.

Typische Anwendungsfälle

Vertragsdokumente werden genutzt, um:

  • AGB bereitzustellen
  • Datenschutzerklärungen einzubinden
  • Einwilligungen einzuholen
  • rechtliche Hinweise zu dokumentieren
  • die Zustimmung von Kunden nachvollziehbar zu erfassen