Rechnungen
Im Bereich Rechnungen verwaltest du Rechnungen und dazugehörige Belege. Du kannst Rechnungen erstellen, korrigieren, stornieren, herunterladen und per E-Mail versenden. Informationen zu Zahlungseingängen und Erstattungen findest du im neuen Kapitel Zahlungen & Erstattungen.
Du erreichst die Übersicht im Hauptmenü unter Rechnungen.
Rechnungsübersicht
Die Übersicht zeigt wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsempfänger, Rechnungstyp, Betrag, Fälligkeit, Zahlstatus und gegebenenfalls Mahnstufe.
Nutze die Suche und Filter, um bestimmte Rechnungen oder Zeiträume einzugrenzen. Öffne einen Beleg, um die Detailansicht aufzurufen.
Rechnungstypen
| Beleg | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnung | Rechnet gebuchte Leistungen oder Produkte ab. |
| Stornorechnung | Hebt eine bereits ausgestellte Rechnung vollständig auf und verweist auf den ursprünglichen Beleg. |
| Gutschrift | Dokumentiert die Gutschrift für einzelne stornierte Positionen und verweist auf die ursprüngliche Rechnung. |
Bearbeitungsstatus und Zahlstatus
Der Bearbeitungsstatus beschreibt den Zustand eines Belegs:
- Entwurf: Die Rechnung kann noch bearbeitet werden.
- Abgerechnet: Der Beleg wurde finalisiert.
- Teilweise storniert: Einzelne Positionen wurden storniert.
- Storniert: Die Rechnung wurde vollständig aufgehoben.
Der Zahlstatus wird unabhängig davon anhand des Abrechnungskontos ermittelt. So kann eine Rechnung bereits abgerechnet, aber noch offen sein. Mehr dazu unter Zahlungen & Erstattungen.
Rechnungen erstellen und bearbeiten
Rechnung aus einer Bestellung erstellen
Im Normalfall wird die Rechnung direkt beim Bestätigen einer Bestellung erstellt. Du musst sie also nicht separat erzeugen.
Üblicher Ablauf: Bestellung bestätigen und Rechnung erstellen
- Öffne im Hauptmenü Bestellungen und rufe die gewünschte Bestellung auf.
- Klicke auf Bestätigen.
- Achte im Bestätigungsdialog darauf, dass die Option Rechnung erstellen und per E-Mail an Rechnungsempfänger versenden aktiviert ist.
- Bestätige den Vorgang.
Die Bestellung wird bestätigt und die Rechnung direkt erstellt. So musst du die Rechnungserstellung später nicht noch einmal manuell anstoßen.
Ausnahme: Rechnung nachträglich erzeugen
In manchen Fällen möchtest du eine Bestellung zunächst bestätigen, ohne direkt eine Rechnung zu erstellen. Dafür kannst du die entsprechende Option im Bestätigungsdialog deaktivieren.
Soll die Rechnung später doch erstellt werden, gehst du so vor:
- Öffne Bestellungen und rufe die bereits bestätigte, noch nicht abgerechnete Bestellung auf.
- Wähle die Aktion Rechnung erzeugen.
- Prüfe die Angaben zur Rechnung und bestätige die Erstellung.
Gut zu wissen
Die Aktion Rechnung erzeugen wird nur angeboten, wenn eine Bestellung bereits bestätigt, aber noch nicht abgerechnet ist und die weiteren Voraussetzungen erfüllt sind (unter anderem die erforderliche Berechtigung und ein positiver Nettobetrag). Bei bereits abgerechneten Bestellungen ist sie nicht mehr verfügbar.
Die erstellte Rechnung findest du anschließend in der Bestellung sowie in der allgemeinen Rechnungsübersicht.
Tipp
Wenn du die Rechnungen möglichst ohne zusätzliche Arbeit erstellen möchtest, nutze die Rechnungserstellung direkt beim Bestätigen. Ob Bestellungen sogar automatisch angenommen und abgerechnet werden sollen, kannst du in den Shop-Einstellungen festlegen.
Rechnungsdaten und Rechnungsempfänger ändern
Öffne die entsprechende Rechnung und nutze die Bearbeitungsfunktionen. Je nach Beleg und Berechtigung kannst du beispielsweise:
- das zugeordnete Kundenkonto ändern
- die Angaben des Rechnungsempfängers anpassen oder aus Kontakten übernehmen
- Kundenreferenznummer, interne Referenznummer und weitere bearbeitbare Rechnungsdaten aktualisieren
Hinweis
Die Korrektur von Empfänger- oder Referenzdaten ist nicht dasselbe wie die inhaltliche Änderung bereits abgerechneter Rechnungspositionen.
Abgerechnete Rechnung zu Entwurf ändern
Wenn du Rechnungspositionen einer bereits ausgestellten Rechnung verändern möchtest, verwende die Aktion Zu Entwurf ändern.
- Öffne die Rechnung.
- Öffne oben rechts das Menü mit den drei Punkten.
- Wähle Zu Entwurf ändern.
- Prüfe die Angaben im Dialog und bestätige den Vorgang.
- Bearbeite den neu erstellten Entwurf und finalisiere ihn anschließend.
Wichtig
Die ursprünglich ausgestellte Rechnung wird storniert. Anschließend legt das System eine bearbeitbare Kopie im Status Entwurf an. Du änderst damit nicht den bereits ausgestellten Originalbeleg.
Rechnung finalisieren
Eine Entwurfsrechnung erhält durch die Aktion Finalisieren ihre endgültige Rechnungsnummer.
- Öffne den Entwurf.
- Prüfe Rechnungsempfänger, Positionen und Beträge.
- Wähle Finalisieren.
- Entscheide im Dialog bei Bedarf, ob die Rechnung direkt per E-Mail versendet werden soll.
Rechnungspositionen
Eine Rechnung kann mehrere Positionen enthalten. Zusammengehörige Positionen sind gruppiert und nummeriert, etwa 1.1, 1.2, 2.1 und 2.2.
Die erste Zahl bezeichnet die Buchung beziehungsweise das Bündel, die zweite die jeweilige Position darin.
Beispiel:
- 1.1: Veranstaltung für Person A
- 1.2: Zusatzprodukt für Person A
- 2.1: Veranstaltung für Person B
- 2.2: Zusatzprodukt für Person B
Rechnungsposition hinzufügen
Zusätzliche Positionen lassen sich in einer Entwurfsrechnung ergänzen.
- Öffne einen Rechnungsentwurf.
- Wähle im Bereich Rechnungspositionen die Aktion zum Hinzufügen.
- Wähle das gewünschte Angebot beziehungsweise Produkt.
- Prüfe die neue Position und den Gesamtbetrag.
Bei einer bereits abgerechneten Rechnung musst du zunächst den Weg über Zu Entwurf ändern nutzen.
Rechnungsposition bearbeiten
Im Entwurf kannst du bei einzelnen Positionen beispielsweise Preise, Rabatte oder Produkt- und Ticketvarianten bearbeiten.
Öffne die betreffende Position über ihre Bearbeitungsaktion. Prüfe nach dem Speichern die Rechnungssumme und finalisiere die Rechnung anschließend.
Ticket- oder Produktvariante korrigieren
Wenn die Änderung einer Variante Auswirkungen auf die Rechnung hat, nimm die Anpassung über die Rechnung vor. Eine reine Ticket-Umbuchung in der Teilnehmerverwaltung passt die Rechnung nicht automatisch an.
Rechnungen stornieren
Du kannst eine Rechnung vollständig oder teilweise stornieren. Bei Teilstornierungen richtet sich die Erstellung der Folgebelege nach dem aktuellen Zahlungsstand.
Rechnung vollständig stornieren
- Öffne die gewünschte Rechnung.
- Wähle Stornieren.
- Ergänze bei Bedarf einen Stornogrund und eine Stornogebühr.
- Prüfe die Versandoptionen.
- Bestätige den Vorgang.
Die Stornorechnung wird im Rechnungsverlauf mit dem ursprünglichen Beleg verknüpft.
Bereits bezahlte Rechnung
Prüfe nach der Stornierung im Abrechnungskonto, ob ein Betrag zu erstatten ist.
Einzelne Rechnungspositionen stornieren
- Öffne die Rechnung und markiere die betroffenen Positionen.
- Wähle Position(en) stornieren.
- Trage gegebenenfalls einen Stornogrund oder eine Stornogebühr ein.
- Bestätige die Stornierung.
Welches Stornoverfahren wird verwendet?
Das System bestimmt die Stornomethode automatisch anhand der bereits erhaltenen und noch nicht erstatteten Kundenzahlungen sowie des Betrags, der für die verbleibenden Positionen abzurechnen ist.
- Gutschrift: Wenn die vorhandenen Kundenzahlungen den verbleibenden Rechnungsbetrag übersteigen, wird für die Stornierung eine Gutschrift erstellt.
- Stornorechnung und gegebenenfalls korrigierte Rechnung: Andernfalls wird die bisherige Rechnung aufgehoben. Für verbleibende abrechenbare Positionen wird eine korrigierte Rechnung erstellt.
Wenn alle noch aktiven Positionen storniert werden, wird die gesamte Rechnung aufgehoben.
Gut zu wissen
Die Stornomethode ist nicht mehr frei zwischen zwei Verfahren auszuwählen. Prüfe nach der Stornierung den Rechnungsverlauf und den Betrag im Abrechnungskonto.
Rechnungsverlauf
Unter Rechnungsverlauf zeigt dir das System alle zusammengehörigen Belege, etwa:
- die ursprüngliche Rechnung
- Stornorechnungen
- Gutschriften
- korrigierte Folgerechnungen
Die Darstellung als Baum macht die Verbindung zwischen den Belegen nachvollziehbar.
Rechnungen herunterladen und exportieren
Einzelne Rechnung als PDF herunterladen
- Öffne die gewünschte Rechnung.
- Wähle Rechnung herunterladen.
Mehrere Rechnungen als PDF herunterladen
- Öffne die Rechnungsübersicht.
- Filtere bei Bedarf nach einem Zeitraum.
- Markiere die gewünschten Rechnungen.
- Wähle Als PDF herunterladen.
Du erhältst eine ZIP-Datei mit den ausgewählten PDF-Rechnungen.
Die Dateien kannst du beispielsweise für deine Buchhaltung oder zur Weitergabe an deine Steuerberatung verwenden.
Einfacher Excel-Export
Der einfache Excel-Export enthält vor allem Rechnungsnummern und Gesamtsummen. Die einzelnen Rechnungspositionen sind darin nicht enthalten.
Markiere die gewünschten Rechnungen und wähle Einfacher Excel-Export.
Erweiterter Excel-Export
Der erweiterte Excel-Export enthält zusätzlich unter anderem Daten von Kunden und Rechnungsempfängern, einzelne Rechnungspositionen sowie Kostenträger.
Markiere die gewünschten Rechnungen und wähle Erweiterter Excel-Export.
Tipp
Nutze vor dem Download die Filter in der Rechnungsübersicht, wenn du nur Belege eines bestimmten Zeitraums exportieren möchtest.
Rechnung per E-Mail senden
Du kannst eine Rechnung direkt aus dem System an den Rechnungsempfänger verschicken.
- Öffne die betreffende Rechnung.
- Wähle E-Mail senden.
- Prüfe die Empfängeradresse und passe deine Nachricht an.
- Füge bei Bedarf weitere Dateien als Anhang hinzu.
- Versende die Nachricht.
Weitere Themen
- Zahlungen & Erstattungen: Abrechnungskonto, Zahlstatus, Teilzahlungen, Erstattungen und fehlgeschlagene Zahlungen.
- Mahnungen und Mahnläufe: Offene Rechnungen anmahnen und Mahnungen verwalten.
- Einstellungen für Rechnungen: Rechnungsnummern und weitere Konfigurationen.
- FAQ: Antworten auf häufig gestellte Fragen.