Lizenzen

Allgemeine Informationen

Eine Lizenz stellt einen Qualifikationsnachweis für einen bestimmten Ausbildungsgang dar (Beispiel-Dokument).

Eine Lizenz wird immer:

• von einem Lizenzgeber an einen Lizenznehmer ausgestellt
• für einen bestimmten Ausbildungsgang vergeben
• mit einer definierten Gültigkeitsdauer versehen

Nach Ablauf muss eine Lizenz verlängert werden.

Für das Ausstellen und Verlängern können Voraussetzungen definiert sein, die der Lizenznehmer erfüllen muss (siehe Ausbildungsgänge).

Verwendung im System

Lizenzen sind zentraler Bestandteil des Lizenzmanagements und dienen dazu:

• Qualifikationen zu dokumentieren
• Berechtigungen nachzuweisen
• Fortbildungsstände zu überprüfen

Synchronisation mit externen Systemen (DOSB / LIMS)

Wenn es sich um einen DOSB-Ausbildungsgang handelt, werden Änderungen automatisch mit dem DOSB-System synchronisiert.

Lizenzliste

In der Lizenzliste siehst du:

• alle Lizenzen deines Mandanten
• zusätzlich freigegebene Lizenzen (z. B. über Benutzergruppen)

Lizenz anlegen

Eine neue Lizenz legst du über Erstellen in der Lizenzliste an.

Dabei gilt:

• Standardstatus: ausgestellt
• alternativ: Entwurf, wenn noch Informationen fehlen

Das System schlägt automatisch Werte vor, z. B.:

• Gültigkeitsdatum
• Ort der Ausstellung

(vorausgesetzt, diese sind im Ausbildungsgang hinterlegt)

Lizenzvordruck beim Ausstellen automatisch versenden

Du kannst den Lizenzvordruck direkt beim Ausstellen per E-Mail an den Lizenzinhaber oder die Lizenzinhaberin verschicken. Ein separater E-Mail-Versand ist dafür nicht nötig.

1. Öffne die Lizenz und fülle die Angaben für die Ausstellung aus.
2. Aktiviere im Abschnitt Versand den Haken Lizenzvordruck nach dem Ausstellen automatisch per E-Mail an Lizenzinhaber versenden.
3. Stelle die Lizenz wie gewohnt aus.

Wenn du den Haken setzt, wird der Lizenzvordruck nach der Ausstellung automatisch per E-Mail versendet.

Lizenz bearbeiten

Du kannst eine Lizenz jederzeit bearbeiten, um Daten zu korrigieren.

Typische Anpassungen:

• Gültigkeitsdaten
• Ausstellungsort
• weitere Lizenzinformationen

Änderungen an Kontaktdaten (z. B. Name, Adresse) werden automatisch in die Lizenz übernommen.

Nach Änderungen:

• wird die Lizenz synchronisiert (falls relevant)
• werden Lizenzdokumente neu generiert

Den Fortschritt kannst du in den Hintergrundaufgaben einsehen.

Lizenz verlängern

Eine Lizenz kann über die Aktion Verlängern verlängert werden. Entweder du klickst in der Lizenzübersicht auf den Pfeil-Icon rechts.

Oder du gehst in die Detailansicht des Teilnehmers und klickst dort oben rechts auf den Verlängern-Button.

Dabei:

• wird ein neues Gültigkeitsdatum gesetzt
• werden ggf. Voraussetzungen geprüft
• werden Vorschläge aus dem Ausbildungsgang übernommen

Lizenzvordruck beim Verlängern automatisch versenden

Auch bei einer Lizenzverlängerung kannst du den neu erzeugten Lizenzvordruck direkt per E-Mail an den Lizenzinhaber oder die Lizenzinhaberin senden.

1. Rufe die gewünschte Lizenz auf und wähle Verlängern.
2. Prüfe die Angaben zur Verlängerung.
3. Aktiviere im Abschnitt Versand den Haken Lizenzvordruck nach dem Verlängern automatisch per E-Mail an Lizenzinhaber versenden.
4. Schließe die Verlängerung wie gewohnt ab.

Der Lizenzvordruck wird nach der erfolgreichen Verlängerung automatisch per E-Mail versendet.

Voraussetzungen prüfen

Vor dem Ausstellen oder Verlängern prüft das System, ob die Voraussetzungen erfüllt sind.

Lizenzen nachträglich per E-Mail versenden

Wenn du den automatischen Versand beim Ausstellen oder Verlängern nicht ausgewählt hast, kannst du den Lizenzvordruck auch später noch manuell oder per Serienmail verschicken.

Einzelne Lizenz versenden

Öffne die Detailansicht des Lizenznehmers und wähle E-Mail senden.

Im Editor kannst du:

• Betreff und Inhalt festlegen
• den Lizenzvordruck als Anhang hinzufügen

Mehrere Lizenzen versenden (Serienmail)

• wähle mehrere Lizenznehmer in der Liste aus
• gehe zu Aktionen -> E-Mail senden

Du kannst:

• personalisierte Inhalte mit Platzhaltern erstellen
• automatisch den passenden Lizenzvordruck anhängen

Lizenz importieren

Lizenzen können per Import angelegt werden.

Ablauf

1. Ausbildungsgang auswählen
2. Importdatei hochladen
3. Import starten

Dabei gilt:

• Import erfolgt immer für einen Ausbildungsgang
• Kontakte werden automatisch verknüpft oder neu angelegt

Videos

Importprozess:

Importvorlage ausfüllen:

Lizenz widerrufen

Eine Lizenz kann über Widerrufen entzogen werden.

Dabei:

• verliert sie ihre Gültigkeit
• bleibt aber im System bestehen (Nachvollziehbarkeit)

Bei DOSB-Lizenzen wird sie extern gelöscht.

Lizenz löschen

Eine Lizenz kann über die Aktion Löschen entfernt werden.

Lizenz umziehen

Lizenzen können zu einem anderen Mandanten verschoben werden.

Wenn ein Kontakt umgezogen wird, werden zugehörige Lizenzen automatisch mit verschoben (sofern zutreffend).

Lizenznehmer über Ablauf informieren

So informierst du mehrere Lizenznehmer über ablaufende Lizenzen:

1. Filter „Mandant (Lizenzgeber)“ setzen
2. Filter „Gültigkeitsdatum“ setzen
3. Einträge auswählen
4. E-Mail senden nutzen

Der Versandstatus ist in den Hintergrundaufgaben sichtbar.

Lizenzen exportieren

Du kannst Lizenzen exportieren:

1. gewünschte Lizenzen auswählen
2. Aktionen -> Exportieren
3. Spalten auswählen
4. Export starten

Nach Erstellung kannst du die Datei herunterladen:

Hinweise zur Nutzung

• nutze den Status „Entwurf“, wenn Daten noch fehlen
• prüfe Voraussetzungen vor Ausstellung
• verwende Serienmails für effiziente Kommunikation
• kontrolliere Hintergrundaufgaben bei größeren Aktionen

Typische Anwendungsfälle

Lizenzen werden genutzt, um:

• Qualifikationen auszustellen
• Lizenzverlängerungen zu verwalten
• Voraussetzungen zu prüfen
• Teilnehmer zu informieren
• Daten auszuwerten und zu exportieren