Wie erstelle ich eine neue Veranstaltung?
Öffne den Menüpunkt `Veranstaltungen -> Veranstaltungen` und klicke auf `+ Erstellen`.
Erfasse anschließend die Stammdaten, den ersten Termin sowie die erste Ticket-Variante. Nach dem Speichern können weitere Einstellungen ergänzt werden.
Kann ich eine bestehende Veranstaltung kopieren?
Ja. Öffne die gewünschte Veranstaltung und nutze die Aktion `Duplizieren`.
Dabei kannst du auswählen, welche Inhalte übernommen werden sollen, beispielsweise Termine, Ticket-Varianten, Rabatte oder die Artikelseite.
Wie füge ich weitere Termine hinzu?
Öffne die Veranstaltung und wechsle in den Reiter `Termine`.
Dort kannst du zusätzliche Termine anlegen oder bestehende Termine bearbeiten.
Wie sage ich eine Veranstaltung ab?
Öffne die Veranstaltung und wähle die Aktion `Absagen`.
Du kannst dabei entscheiden, ob die Teilnehmer automatisch per E-Mail über die Absage informiert werden sollen.
Ticketvarianten können nicht gelöscht werden, sobald sie bereits von Teilnehmern gebucht wurden.
Unsere Empfehlung ist daher, die Ticketvariante zu archivieren. Dadurch kann sie künftig nicht mehr im Shop gebucht werden, bleibt aber für bestehende Buchungen erhalten.
Wenn die Ticketvariante fehlerhaft angelegt wurde, kannst du die betroffenen Buchungen nachträglich korrigieren.
Vorgehen:
Öffne die zugehörige Rechnung.
Setze die Rechnung über das Menü oben rechts auf den Status Entwurf.
Passe die Ticketvariante in der Rechnungsposition an.
Speichere bzw. rechne die Rechnung anschließend erneut ab.
Hinweis:
Durch dieses Vorgehen bleiben bestehende Buchungen erhalten und die archivierte Ticketvariante kann nicht mehr für neue Buchungen verwendet werden.
Wie richte ich unterschiedliche Ticketpreise ein?
Verwende hierfür Ticket-Varianten.
Du kannst beispielsweise Varianten wie „Standard“, „Ermäßigt“ oder „Frühbucher“ anlegen und jeweils eigene Preise hinterlegen.
Kann eine Veranstaltung mehrere Ticket-Varianten haben?
Ja. Beim Erstellen einer Veranstaltung wird zunächst eine Ticket-Variante angelegt. Weitere Ticket-Varianten können anschließend jederzeit ergänzt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Teilnehmer, Kunde und Rechnungsempfänger?
Diese Rollen können identisch sein, müssen es aber nicht.
- **Teilnehmer:** Die Person, die tatsächlich an der Veranstaltung teilnimmt.
- **Kunde:** Die Person, die die Buchung durchführt.
- **Rechnungsempfänger:** Die Person oder Organisation, die die Rechnung erhält und bezahlt.
Wie erstelle ich einen Rabattcode?
Öffne die Veranstaltung und wechsle zum Bereich `Rabatte`.
Dort kannst du einen neuen Rabatt anlegen und optional einen Rabattcode hinterlegen, den Teilnehmer während der Buchung eingeben können.
Wie mache ich eine Veranstaltung online buchbar?
Damit Teilnehmer eine Veranstaltung buchen können, muss eine Artikelseite erstellt werden.
Diese legst du über `Shop -> Artikelseiten` an und verknüpfst sie mit der gewünschten Veranstaltung.
Kann ich mehrere Veranstaltungen auf einer Artikelseite anbieten?
Ja. Beim Erstellen einer Artikelseite wählst du zunächst einen Artikel (Veranstaltung oder Produkt) aus.
Nach dem Speichern können weitere Artikel hinzugefügt werden.
Warum kann meine Veranstaltung nicht gebucht werden?
Prüfe insbesondere:
- ob eine Artikelseite vorhanden ist
- ob der Buchungszeitraum aktiv ist
- ob mindestens eine Ticket-Variante verfügbar ist
Wo finde ich die Teilnehmerliste einer Veranstaltung?
Öffne die gewünschte Veranstaltung und wechsle in den Reiter `Teilnehmer`.
Dort findest du alle Personen, die für die Veranstaltung angemeldet sind.
Wie bearbeite ich Teilnehmerdaten?
Teilnehmerdaten können über das Stift-Icon in der Teilnehmerliste oder über den Button `Bearbeiten` in der Teilnehmeransicht geändert werden.
Wie verschiebe ich einen Teilnehmer in eine andere Veranstaltung?
Öffne den Teilnehmer über das Augen-Icon und wähle die Aktion `Ticket umbuchen`.
Anschließend kannst du die Zielveranstaltung und die gewünschte Ticket-Variante auswählen.
Wie storniere ich einen Teilnehmer?
Öffne den Teilnehmer in der Teilnehmerliste und wähle die Aktion `Ticket stornieren`.
Optional kannst du einen Stornogrund angeben und eine Stornorechnung erstellen.
Kann ich einen Teilnehmer ohne Rechnung hinzufügen?
Ja. Öffne den gewünschten Kontakt und wechsle in den Reiter `Veranstaltungen`.
Über die Aktion `Ticket erstellen` kannst du einen Teilnehmer direkt in eine Veranstaltung einbuchen.
Bitte beachte, dass dabei keine Bestellung und keine Rechnung erstellt werden.
Kann ich Teilnehmerlisten exportieren?
Ja. Markiere die gewünschten Teilnehmer oder nutze die gesamte Liste und wähle anschließend `Aktionen -> Exportieren`.
Danach kannst du auswählen, welche Spalten exportiert werden sollen.
Wie sende ich eine E-Mail an mehrere Teilnehmer gleichzeitig?
Öffne die Teilnehmerliste, markiere die gewünschten Teilnehmer und wähle `Aktionen -> E-Mail senden`.
Anschließend kannst du deine Nachricht erstellen und versenden.
Wie erstelle ich Teilnahmebestätigungen?
Wähle die gewünschten Teilnehmer in der Teilnehmerliste aus und führe die Aktion `Teilnahmebestätigung erstellen` aus.
Auf Wunsch können die Teilnahmebestätigungen direkt per E-Mail versendet werden.
Kann ich Teilnehmer automatisch über Änderungen informieren?
Ja. Bei verschiedenen Aktionen, beispielsweise bei Absagen oder Umbuchungen, kannst du auswählen, dass die betroffenen Teilnehmer automatisch per E-Mail informiert werden.
Wie funktioniert die Warteliste?
Ist die Warteliste für eine Veranstaltung aktiviert, können sich Interessenten anmelden, obwohl keine regulären Plätze mehr verfügbar sind.
Sobald Plätze frei werden, können Teilnehmer von der Warteliste übernommen werden.
Werden Teilnehmer automatisch von der Warteliste übernommen?
Das hängt von der Konfiguration der Veranstaltung ab.
Es ist sowohl eine manuelle als auch eine automatische Übernahme möglich.
Wie vergebe ich Credits an Teilnehmer?
Öffne die Teilnehmerliste der Veranstaltung, markiere die gewünschten Teilnehmer und wähle `Aktionen -> Credits vergeben`.
Voraussetzung ist, dass für die Veranstaltung bereits Credits konfiguriert wurden.
Wo sehe ich die Credits eines Teilnehmers?
Öffne den Kontakt der Person und wechsle in den Reiter `Credits`.
Dort werden alle vergebenen Credits angezeigt und können bei Bedarf bearbeitet werden.
Kann ich Credits auf Teilnahmebestätigungen ausweisen?
Ja. Credits können über die Dokumentenvorlage der Teilnahmebestätigung automatisch ausgegeben werden.
Wie ordne ich einen Dozenten einer Veranstaltung zu?
Öffne die gewünschte Veranstaltung und wechsle in die Bearbeitungsansicht.
Im Feld `Dozenten` kannst du einen oder mehrere Dozenten auswählen und speichern.
Kann ein Dozent mehreren Veranstaltungen zugeordnet werden?
Ja. Ein einmal angelegter Dozent kann beliebig vielen Veranstaltungen zugeordnet werden.
Was passiert, wenn ich einen Dozenten lösche?
Beim Löschen eines Dozenten werden bestehende Zuordnungen zu Veranstaltungen entfernt.
Die Veranstaltungen selbst bleiben dabei erhalten.