FAQ Gliederungen

Eine Gliederung bildet eine Organisationseinheit ab, zum Beispiel einen Verein, einen Landesverband oder eine Region.

Eine Mitgliedschaft verbindet einen Kontakt mit dieser Gliederung. So kannst du nachvollziehen, zu welchem Verein oder Verband eine Person gehört.

Beispiel: Du legst einen Verein als Gliederung an und ordnest anschließend einen Kontakt über eine Mitgliedschaft diesem Verein zu.

Mehr erfährst du unter Gliederungen und Mitgliedschaften.

Neue Vereine, Landesverbände oder andere Organisationseinheiten legst du in der Gliederungsübersicht an.

Vorgehen:

1. Öffne den Menüpunkt Gliederungen.
2. Klicke auf Anlegen.
3. Trage den Namen ein. Optional kannst du eine Nummer und Notizen ergänzen.
4. Klicke auf Speichern.

Die Gliederung wird automatisch der bestehenden Verbandsstruktur deines Bereichs zugeordnet.

Nein. Beim Anlegen einer Gliederung wählst du die übergeordnete Gliederung nicht selbst aus. Die Einordnung in deine bestehende Verbandsstruktur erfolgt automatisch.

In der Detailansicht kannst du sehen, welche übergeordnete Gliederung hinterlegt ist.

Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern kannst du direkt bei der betreffenden Gliederung verwalten.

Vorgehen:

1. Öffne Gliederungen und rufe die gewünschte Gliederung über das Auge-Symbol auf.
2. Suche den Bereich Adressen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern.
3. Hinterlege die gewünschten Kontaktdaten.

Du kannst mehrere Einträge verwalten und bei Bedarf einen davon als bevorzugt kennzeichnen. So erkennst du beispielsweise die wichtigste Kontaktadresse der Geschäftsstelle auf einen Blick.

Öffne die gewünschte Gliederung und klicke oben auf Bearbeiten.

Dort kannst du den Namen, die Nummer und die Notizen anpassen. Mit Speichern übernimmst du die Änderungen.

Wenn ein Verein oder eine andere Organisationseinheit nicht mehr aktiv ist, die bisherigen Daten aber nachvollziehbar bleiben sollen, empfiehlt es sich, die Gliederung zu archivieren.

Vorgehen:

1. Öffne die Gliederung.
2. Klicke auf Bearbeiten.
3. Aktiviere die Option archiviert.
4. Speichere die Änderung.

Hinweis: Das Löschen entfernt eine Gliederung dauerhaft. Prüfe vorher, ob sie noch für bestehende Daten oder Mitgliedschaften benötigt wird.

Die Zuordnung erfolgt über eine Mitgliedschaft am jeweiligen Kontakt.

Vorgehen:

1. Öffne Kontakte und rufe den gewünschten Kontakt auf.
2. Wechsle zum Reiter Mitgliedschaften.
3. Klicke auf Erstellen.
4. Wähle die passende Gliederung aus.
5. Ergänze bei Bedarf Mitgliedsnummer, Beginn, Ende und Notizen.
6. Klicke auf Speichern.

Die Mitgliedschaft erscheint anschließend in der Übersicht des Kontakts.

Beim Erstellen einer Mitgliedschaft kannst du aus den vorhandenen Gliederungen innerhalb der Verbandsstruktur auswählen.

Wenn die gewünschte Organisationseinheit noch nicht als Gliederung angelegt wurde, musst du sie zuerst über Gliederungen → Anlegen erstellen.

Danach kannst du beim Kontakt eine Mitgliedschaft für diese Gliederung anlegen.

Ja. Ein Kontakt kann mehrere Mitgliedschaften gleichzeitig haben und damit unterschiedlichen Gliederungen zugeordnet sein.

Lege im Reiter Mitgliedschaften für jede weitere Zugehörigkeit über Erstellen eine eigene Mitgliedschaft an.

Jede Mitgliedschaft kann eine eigene Mitgliedsnummer sowie eigene Angaben zu Beginn und Ende haben.

Vorgehen:

1. Öffne den entsprechenden Kontakt.
2. Wechsle zum Reiter Mitgliedschaften.
3. Wähle bei der gewünschten Mitgliedschaft die Aktion Bearbeiten.
4. Ändere die Angaben und klicke auf Speichern.

Hinweis: Wenn du die Gliederung einer bestehenden Mitgliedschaft änderst, ordnest du diese Mitgliedschaft einer anderen Organisationseinheit zu. Wenn die Person zusätzlich Mitglied in einem weiteren Verein ist, solltest du stattdessen eine neue Mitgliedschaft anlegen.

Wenn eine Person aus einem Verein austritt, kannst du die bisherige Mitgliedschaft mit einem Enddatum versehen. Die frühere Zugehörigkeit bleibt so dokumentiert.

Vorgehen:

1. Öffne den Kontakt und den Reiter Mitgliedschaften.
2. Klicke bei der betreffenden Mitgliedschaft auf Bearbeiten.
3. Trage im Feld Ende der Mitgliedschaft das Austrittsdatum ein.
4. Klicke auf Speichern.

Empfehlung: Lösche eine Mitgliedschaft nicht allein deshalb, weil sie beendet wurde. Mit einem Enddatum bleibt die Historie nachvollziehbar.

Nein. Beim Erstellen einer Mitgliedschaft ist nur die Gliederung ein Pflichtfeld.

Die Mitgliedsnummer und der Beginn der Mitgliedschaft sind optional. Auch das Ende kann bei einer laufenden Mitgliedschaft leer bleiben.

Du kannst diese Informationen bei Bedarf später über Bearbeiten ergänzen.