FAQ Kontaktverwaltung

Neue Kontakte legst du direkt in der Kontaktverwaltung an.

So gehst du vor:

1. Öffne den Bereich Kontakte.
2. Klicke auf Erstellen.
3. Trage die grundlegenden Kontaktdaten ein.
4. Speichere den Kontakt.

Weitere Informationen kannst du anschließend ergänzen.

Beim Anlegen prüft das System automatisch, ob bereits ein ähnlicher Kontakt vorhanden ist.

Die Dublettenerkennung hilft dir dabei, doppelte Kontaktdatensätze zu vermeiden.

Wenn es sich tatsächlich um doppelte Einträge handelt, kannst du diese bei Bedarf zusammenführen.

Beim Zusammenführen (Verschmelzen) werden mehrere Kontaktdatensätze zu einem gemeinsamen Kontakt zusammengeführt.

Die vorhandenen Informationen werden dabei übernommen, damit möglichst keine Daten verloren gehen.

Archivieren: Der Kontakt bleibt im System erhalten, wird aber im Alltag nicht mehr aktiv genutzt.

Löschen: Der Kontakt wird dauerhaft entfernt und kann nicht wiederhergestellt werden.

Tipp: Wenn du einen Kontakt lediglich nicht mehr aktiv benötigst, ist das Archivieren die bessere Wahl.

Nachweise sind Dokumente oder Informationen, die du einem Kontakt zuordnen kannst.

Das können beispielsweise Zertifikate oder Bescheinigungen sein.

So bleiben wichtige Unterlagen und Informationen zentral beim jeweiligen Kontakt hinterlegt.

Du kannst Dateien direkt beim entsprechenden Nachweis hinterlegen.

So gehst du vor:

1. Öffne den gewünschten Nachweis.
2. Wechsle zum Bereich Anhänge.
3. Lade die gewünschten Dateien hoch.

Wichtig: Pro Nachweis können bis zu drei Dateien hinzugefügt werden.

Prüfe, ob der zugehörige Nachweistyp noch aktiv ist.

Wenn ein Nachweistyp deaktiviert wurde, können bereits vorhandene Nachweise dieses Typs nicht mehr bearbeitet werden.

Ein Nachweistyp beschreibt, um welche Art von Nachweis es sich handelt.

Beispiele sind ein Zertifikat oder eine Teilnahmebescheinigung.

Durch Nachweistypen werden Nachweise einheitlich strukturiert und können leichter zugeordnet werden.

Neue Nachweistypen können nur von Benutzern mit der Rolle Mandantenadministrator oder Systemadministrator angelegt werden.

Wenn du diese Berechtigung nicht hast, wende dich an deinen Administrator oder an den Support.

In der Auswahl werden nur aktive Nachweistypen angezeigt.

Wenn ein Nachweistyp deaktiviert wurde, steht er für die weitere Verwendung nicht mehr zur Verfügung.

Du kannst mehrere Kontakte auf einmal per E-Mail anschreiben.

So gehst du vor:

1. Öffne die gewünschte Kontaktliste.
2. Markiere die Empfänger über die Checkboxen.
3. Klicke anschließend auf E-Mail senden.

Die Funktion E-Mail senden ist nur verfügbar, wenn du mindestens einen Empfänger ausgewählt hast.

Markiere deshalb zuerst einen oder mehrere Kontakte in der Liste über die Checkboxen.

Platzhalter (Merge Tags) sind variable Angaben in deinen E-Mails.

Beim Versand werden sie automatisch durch die zugehörigen Daten ersetzt, zum Beispiel durch den Namen des Empfängers.

Auf diese Weise kannst du personalisierte Nachrichten an mehrere Kontakte senden.

Mit der Vorschau kannst du vor dem Versand prüfen, wie die E-Mail beim Empfänger dargestellt wird.

Kontrolliere dabei insbesondere den Inhalt und die verwendeten Platzhalter.

So kannst du mögliche Fehler vor dem Absenden erkennen.

Die Anzahl und Größe von E-Mail-Anhängen ist begrenzt, damit E-Mails möglichst zuverlässig zugestellt werden können.

Du kannst maximal drei Dateien mit jeweils bis zu 5 MB anhängen.

Der E-Mail-Versand wird als Hintergrundaufgabe ausgeführt.

Öffne den Bereich Hintergrundaufgaben, um den Status des Versands einzusehen.