Wie lege ich einen neuen Kontakt an?
Gehe in den Bereich „Kontakte“ und klicke auf `Erstellen`. Gib die grundlegenden Informationen ein und speichere den Kontakt. Weitere Details kannst du anschließend ergänzen.
Warum wird mir beim Anlegen eines Kontakts eine Dublette angezeigt?
Das System prüft automatisch, ob ein ähnlicher Kontakt bereits existiert. So wird verhindert, dass doppelte Einträge entstehen. Du kannst die Kontakte bei Bedarf zusammenführen.
Was passiert beim Zusammenführen von Kontakten?
Beim Verschmelzen werden mehrere Kontakte zu einem Datensatz zusammengeführt. Dabei werden vorhandene Informationen übernommen, sodass möglichst keine Daten verloren gehen.
Was ist der Unterschied zwischen Archivieren und Löschen?
Archivierte Kontakte bleiben im System erhalten, werden aber im Alltag nicht mehr aktiv genutzt.
Gelöschte Kontakte werden dauerhaft entfernt und können nicht wiederhergestellt werden.
Was sind Nachweise und wofür werden sie genutzt?
Nachweise sind Dokumente oder Informationen, die einem Kontakt zugeordnet werden, z. B. Zertifikate oder Bescheinigungen. Sie helfen dabei, relevante Informationen zentral zu speichern.
Wie füge ich Dateien zu einem Nachweis hinzu?
Öffne den gewünschten Nachweis und lade Dateien im Bereich „Anhänge“ hoch. Es können bis zu drei Dateien pro Nachweis hinzugefügt werden.
Warum kann ich einen Nachweis nicht mehr bearbeiten?
Wenn der zugehörige Nachweistyp deaktiviert wurde, können bestehende Nachweise dieses Typs nicht mehr bearbeitet werden.
Was ist ein Nachweistyp?
Ein Nachweistyp legt fest, um welche Art von Nachweis es sich handelt, z. B. Zertifikat oder Teilnahmebescheinigung. Er sorgt für eine einheitliche Struktur im System.
Wie kann ich einen neuen Nachweistyp anlegen?
Nachweistypen können nur von Mandantenadministratoren oder Systemadministratoren erstellt werden. Wende dich bei Bedarf an deinen Administrator oder den Support.
Warum sehe ich einen Nachweistyp nicht bei der Auswahl?
Es werden nur aktive Nachweistypen angezeigt. Wenn ein Nachweistyp deaktiviert ist, kann er nicht mehr verwendet werden.
Wie versende ich eine E-Mail an mehrere Kontakte?
Wähle in einer Liste die gewünschten Kontakte über die Checkboxen aus und klicke anschließend auf „E-Mail senden“.
Warum kann ich den Button „E-Mail senden“ nicht anklicken?
Der Button ist nur aktiv, wenn mindestens ein Empfänger ausgewählt wurde. Wähle daher zuerst einen oder mehrere Kontakte aus.
Was sind Platzhalter (Merge Tags)?
Platzhalter werden beim Versand automatisch durch echte Daten ersetzt, z. B. den Namen des Empfängers. So kannst du personalisierte E-Mails erstellen.
Warum sollte ich die Vorschau vor dem Versand nutzen?
In der Vorschau siehst du, wie die E-Mail beim Empfänger ankommt. So kannst du Inhalte und Platzhalter vor dem Versand überprüfen.
Warum kann ich nicht mehr als drei Dateien anhängen?
Die Anzahl und Größe der Anhänge ist begrenzt, damit E-Mails zuverlässig zugestellt werden können. Es sind maximal drei Dateien mit jeweils bis zu 5 MB erlaubt.
Wo sehe ich, ob meine E-Mail erfolgreich versendet wurde?
Der Versand erfolgt im Hintergrund. Den Status kannst du im Bereich „Hintergrundaufgaben“ einsehen.