Gliederungen
Was sind Gliederungen?
Mit Gliederungen kannst du die organisatorische Struktur eines Verbands in VeasySport abbilden. Eine Gliederung kann zum Beispiel ein Verein, ein Landesverband oder eine andere Organisationseinheit sein.
Gliederungen helfen dabei, Kontakte und Mitgliedschaften der passenden Organisationseinheit zuzuordnen und die Verbandsstruktur übersichtlich abzubilden.
Typische Gliederungen sind zum Beispiel:
- Landesverbände
- Bezirke oder Regionen
- Vereine
- weitere organisatorische Einheiten innerhalb eines Verbands
Gut zu wissen
Eine Gliederung ist nicht dasselbe wie eine Mitgliedschaft. Die Gliederung bildet die Organisationseinheit ab. Über eine Mitgliedschaft wird anschließend festgelegt, welcher Kontakt zu welcher Gliederung gehört.
Weitere Informationen dazu findest du im Kapitel Mitgliedschaften.
Übersicht der Gliederungen
Du findest die Gliederungen über den Menüpunkt Gliederungen.
In der Übersicht werden die vorhandenen Gliederungen tabellarisch dargestellt. Du siehst unter anderem:
- die Nummer der Gliederung
- den Namen
- ob die Gliederung archiviert ist
- verfügbare Aktionen
Über die Aktionen kannst du eine Gliederung öffnen oder bearbeiten.
Neue Gliederung anlegen
Um eine neue Gliederung anzulegen, öffne die Übersicht Gliederungen und klicke oben auf Anlegen.
Anschließend kannst du die Grunddaten der Gliederung eintragen.
Name
Der Name ist ein Pflichtfeld.
Trage hier die Bezeichnung ein, unter der die Gliederung im System geführt werden soll, zum Beispiel den Namen eines Vereins oder Landesverbands.
Nummer
Optional kannst du eine Nummer hinterlegen.
Das kann zum Beispiel eine interne Vereins-, Verbands- oder Organisationsnummer sein. Die Nummer hilft dabei, Gliederungen eindeutig zuzuordnen, wenn mehrere Organisationseinheiten ähnliche Namen haben.
Notizen
Im Feld Notizen kannst du zusätzliche interne Informationen zur Gliederung hinterlegen.
Diese Angaben sind für die interne Verwaltung gedacht.
Klicke anschließend auf Speichern.
Die neue Gliederung wird automatisch der bestehenden Verbandsstruktur deines Bereichs zugeordnet.
Zuordnung innerhalb der Verbandsstruktur
Beim Anlegen wählst du keine übergeordnete Gliederung manuell aus. Die Zuordnung innerhalb deiner Verbandsstruktur erfolgt automatisch.
Detailansicht einer Gliederung
Öffne eine Gliederung über das Auge-Symbol in der Übersicht.
In der Detailansicht findest du alle wichtigen Informationen zur Gliederung sowie die zugehörigen Kontaktdaten.
Allgemeine Angaben
Im oberen Bereich werden die Grunddaten angezeigt:
- Name
- Nummer
- übergeordnete Gliederung
- Mandant
- Notizen
- Archivstatus
Die übergeordnete Gliederung zeigt dir, an welcher Stelle die Organisationseinheit innerhalb der Verbandsstruktur eingeordnet ist.
Kontaktdaten einer Gliederung
Direkt in der Detailansicht kannst du eigene Kontaktdaten für die Gliederung verwalten.
Dazu gehören:
- Adressen
- E-Mail-Adressen
- Telefonnummern
So können zum Beispiel die Geschäftsstelle eines Vereins, eine allgemeine Kontaktadresse oder eine zentrale Telefonnummer direkt an der Gliederung hinterlegt werden.
Adressen
Im Bereich Adressen kannst du eine oder mehrere Anschriften hinterlegen.
Je nach Adresse können unter anderem folgende Angaben gepflegt werden:
- Straße und Hausnummer
- Adresszusatz
- Postleitzahl
- Ort
- Land
- Notizen
Wenn mehrere Adressen vorhanden sind, kann eine Adresse als bevorzugt gekennzeichnet werden.
E-Mail-Adressen
Im Bereich E-Mail-Adressen kannst du eine oder mehrere E-Mail-Adressen der Gliederung hinterlegen.
Zum Beispiel:
- allgemeine Vereinsadresse
- Geschäftsstelle
- Funktionspostfach
Auch hier kann bei mehreren Einträgen eine E-Mail-Adresse als bevorzugt markiert werden.
Telefonnummern
Im Bereich Telefonnummern kannst du eine oder mehrere Telefonnummern speichern.
Auch Telefonnummern können als bevorzugt gekennzeichnet und mit zusätzlichen Notizen versehen werden.
Bevorzugte Kontaktdaten
Wenn mehrere Adressen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern hinterlegt sind, hilft die Kennzeichnung bevorzugt dabei, den wichtigsten Kontakt schnell zu erkennen.
Gliederung bearbeiten
Um die Stammdaten einer Gliederung zu ändern, öffne die Gliederung und klicke oben auf Bearbeiten.
Du kannst anschließend folgende Angaben anpassen:
- Name
- Nummer
- Notizen
- Archivstatus
Speichere deine Änderungen anschließend über Speichern.
Gliederung archivieren
Gliederungen, die nicht mehr aktiv genutzt werden sollen, kannst du archivieren.
Öffne dazu die Gliederung und klicke auf Bearbeiten. Aktiviere anschließend die Option archiviert und speichere die Änderung.
In der Übersicht ist anschließend erkennbar, dass die Gliederung archiviert wurde.
Das Archivieren eignet sich zum Beispiel für:
- aufgelöste Vereine
- nicht mehr aktive Organisationseinheiten
- historische Gliederungen, deren Daten weiterhin im System erhalten bleiben sollen
Archivieren statt löschen
Wenn die Daten einer Gliederung weiterhin nachvollziehbar bleiben sollen, ist das Archivieren in der Regel sinnvoller als das Löschen.
Gliederung löschen
Je nach deinen Berechtigungen steht in der Detailansicht auch die Aktion Löschen zur Verfügung.
Beim Löschen wird die Gliederung dauerhaft entfernt. Bestätige die Sicherheitsabfrage deshalb nur, wenn die Gliederung tatsächlich nicht mehr benötigt wird.
Achtung
Prüfe vor dem Löschen, ob die Gliederung noch für bestehende Daten oder Mitgliedschaften benötigt wird. Wenn die Gliederung lediglich nicht mehr aktiv ist, solltest du sie stattdessen archivieren.
Zusammenhang mit Mitgliedschaften
Gliederungen bilden die organisatorische Struktur ab. Mitgliedschaften verbinden anschließend einzelne Kontakte mit diesen Gliederungen.
Beispiel:
- Der Verein wird als Gliederung angelegt.
- Eine Person wird als Kontakt geführt.
- Über eine Mitgliedschaft wird der Kontakt dem Verein zugeordnet.
Auf diese Weise bleibt getrennt nachvollziehbar, welche Organisationseinheiten vorhanden sind und welche Personen zu ihnen gehören.
Weitere Informationen findest du unter Mitgliedschaften.