Teilnehmerverwaltung

Allgemeine Informationen

In der Teilnehmerverwaltung organisierst du alle Personen, die an einer Veranstaltung teilnehmen.

Du kannst hier:

Teilnehmer einsehen und bearbeiten
Buchungen verwalten
Umbuchungen durchführen
Teilnehmer stornieren
Teilnahmebestätigungen erstellen
mit Teilnehmern kommunizieren

Die Teilnehmerverwaltung erreichst du innerhalb einer Veranstaltung über den Reiter „Teilnehmer“.

Teilnehmerliste

In der Teilnehmerliste siehst du alle Personen, die ein Ticket für die Veranstaltung gebucht haben.

Hier erhältst du einen schnellen Überblick über:

Teilnehmerdaten
Ticket-Informationen
Zusatzfelder

Teilnehmerdetails anzeigen

Du kannst die Details eines Teilnehmers über das Augen-Icon öffnen.

In der Detailansicht findest du:

Ticketinformationen
Kontaktdaten

Teilnehmerdaten bearbeiten

Teilnehmerdaten kannst du:

über das Stift-Icon in der Liste
oder über den Button Bearbeiten in der Detailansicht

ändern.

Bearbeitbar sind:

Kontaktdaten
Zusatzfelder

Hinweis

Ticket-Variante und Preis können hier nicht geändert werden.
Diese Änderungen erfolgen über die zugehörige Bestellung oder Rechnung.

Teilnehmer umbuchen

Du kannst Teilnehmer in eine andere Veranstaltung umbuchen.

Gehe dazu in die Ticketdetailansicht und wähle Ticket umbuchen.

Dabei legst du fest:

Zielveranstaltung
Ticket-Variante

Optional:

Grund der Umbuchung
E-Mail-Benachrichtigung

Hinweis

Umbuchungen sind nur für bestätigte Teilnehmer möglich.

Teilnehmer stornieren

Du kannst Teilnehmer stornieren, wenn sie nicht mehr teilnehmen.

Gehe dazu in die Ticketdetailansicht und wähle Ticket stornieren.

Dabei kannst du:

einen Stornogrund angeben
optional eine Stornorechnung erstellen

Stornierung aufheben

Eine Stornierung kann rückgängig gemacht werden.

Wähle dazu in der Ticketdetailansicht die Aktion Stornierung aufheben.

Hinweis

Es wird nur das Ticket wieder aktiviert.
Bestellungen oder Rechnungen müssen ggf. separat angepasst werden.

Teilnehmer manuell hinzufügen

Du kannst Teilnehmer auch ohne Buchung hinzufügen.

Ohne Bestellung

Geeignet für:

interne Teilnehmer
Helfer
kostenlose Teilnahme

Vorgehen:

Kontakt öffnen
Reiter Veranstaltungen wählen
Ticket erstellen auswählen

Wichtig

Wenn du Teilnehmer auf diesem Weg hinzufügst, wird keine Bestellung und keine Rechnung erstellt.
Diese Methode eignet sich daher nur für Teilnehmer, die nicht bezahlen müssen oder intern hinzugefügt werden sollen.

Mit Bestellung

Wenn eine Buchung inkl. Rechnung erfolgen soll:

→ lege eine neue Bestellung an

(siehe: Bestellungen im Shop-Modul)

Teilnahmebestätigungen erstellen

Du kannst für mehrere Teilnehmer gleichzeitig Teilnahmebestätigungen erstellen.

Vorgehen:

Teilnehmer auswählen
Aktionen -> Teilnahmebestätigung erstellen

Optional:

automatische E-Mail-Versendung
gleichzeitige Vergabe von Credits

E-Mail an Teilnehmer senden

Du kannst Teilnehmer direkt kontaktieren.

Vorgehen:

Teilnehmer auswählen
Aktionen -> E-Mail senden

Anschließend kannst du eine individuelle E-Mail erstellen und versenden.

Teilnehmer exportieren

Teilnehmerlisten können als Excel-Liste exportiert werden.

Vorgehen:

Teilnehmer auswählen (optional)
Aktionen -> Exportieren
Spalten auswählen
Export starten

Teilnehmer sperren

Du kannst Teilnehmer für zukünftige Veranstaltungen sperren, indem du den zugehörigen Kontakt archivierst.

Vorgehen:

Kontakt öffnen
Bearbeiten
Option Archiviert aktivieren

Hinweis

Archivierte Kontakte können keine neuen Buchungen mehr durchführen.

Hinweise zur Nutzung

nutze die Teilnehmerliste für den täglichen Überblick
prüfe Daten vor Umbuchungen oder Stornierungen
informiere Teilnehmer aktiv über Änderungen
nutze Exporte für Auswertungen
dokumentiere Änderungen (z. B. Stornogründe)

Typische Anwendungsfälle

Die Teilnehmerverwaltung wird genutzt, um:

Teilnehmer zu organisieren
Buchungen zu verwalten
Änderungen vorzunehmen
Teilnehmer zu informieren
Veranstaltungen administrativ zu begleiten