E-Mails

E-Mail Vorlagen

E-Mail-Vorlagen steuern alle E-Mails, die VeasySport automatisch versendet, z. B. Eingangsbestätigungen, Buchungsbestätigungen oder Rechnungen.

Du erreichst die E-Mail-Vorlagen über das Hauptmenü unter Einstellungen -> E-Mails.

Alle E-Mails sind bereits mit einer Standardkonfiguration und einem Beispielinhalt hinterlegt. Du kannst diese Vorlagen individuell anpassen und so auf deine Organisation abstimmen.

Aufbau und Bearbeitung

Für die Bearbeitung steht dir ein Editor mit umfangreichen Funktionen zur Verfügung:

Hier kannst du Inhalte, Texte und Formatierungen anpassen. Änderungen wirken sich auf alle zukünftigen E-Mails aus, die über diese Vorlage versendet werden.

Viele Inhalte werden automatisch über Platzhalter eingefügt (z. B. Name, Datum oder Veranstaltungsdetails).

Verwendung von Platzhaltern

E-Mail-Vorlagen nutzen sogenannte Platzhalter. Diese werden beim Versand automatisch durch konkrete Inhalte ersetzt.

Beispiele für Platzhalter sind z. B. Name des Empfängers, Veranstaltungsdaten oder der Name deines Mandanten.

Achte darauf, Platzhalter korrekt zu verwenden, damit die E-Mails die gewünschten Informationen enthalten.

E-Mail Vorlage zurücksetzen

Wenn du eine Vorlage angepasst hast und wieder zur Standardversion zurückkehren möchtest, kannst du sie zurücksetzen.

Öffne dazu die gewünschte E-Mail-Vorlage und wähle die Aktion Zurücksetzen. Dabei werden alle individuellen Änderungen an dieser Vorlage gelöscht.

Varianten von E-Mail-Vorlagen

Du kannst mehrere Varianten einer E-Mail-Vorlage anlegen, z. B. für unterschiedliche Anwendungsfälle oder Zielgruppen.

Variante duplizieren

Um eine bestehende Variante zu kopieren, öffne die gewünschte E-Mail-Vorlage und wähle die entsprechende Variante aus.

In der Detailansicht kannst du die Aktion Duplizieren ausführen:

Anschließend kannst du die neue Variante individuell anpassen.

Kopf- und Fußzeile gestalten

Standardmäßig wird jede E-Mail um eine Kopf- und eine Fußzeile ergänzt. Dies erfolgt über die Platzhalter {{{EmailHeader}}} (Kopfzeile) und {{{EmailFooter}}} (Fußzeile).

Die Inhalte dieser Bereiche kannst du unter
Einstellungen -> E-Mails -> Kopfzeile und
Einstellungen -> E-Mails -> Fußzeile anpassen.

Wir empfehlen: - in der Kopfzeile dein Logo zu verwenden
- in der Fußzeile Kontaktdaten, Adresse oder weiterführende Informationen anzugeben

Anhänge

Statische Dokumente anhängen

Du kannst E-Mail-Vorlagen so konfigurieren, dass bestimmte Dokumente automatisch mitgesendet werden.

Lade dazu die gewünschten Dateien im Bereich Anhänge hoch. Diese werden dann bei jeder entsprechenden E-Mail automatisch angehängt.

Hinweise zur Verwendung

Änderungen an E-Mail-Vorlagen wirken sich auf alle zukünftigen E-Mails aus. Prüfe deine Anpassungen daher sorgfältig.

Es empfiehlt sich, Änderungen zunächst mit Test-E-Mails zu überprüfen, bevor sie produktiv genutzt werden.

Achte außerdem darauf, klare und verständliche Inhalte zu formulieren, da E-Mails häufig der wichtigste Kontaktpunkt zu deinen Teilnehmern sind.

Typische Anwendungsfälle

E-Mail-Vorlagen werden unter anderem genutzt, um:

• automatische Bestätigungen zu versenden
• Teilnehmer über Änderungen zu informieren
• Rechnungen oder Buchungsinformationen zu übermitteln
• ein einheitliches Erscheinungsbild in der Kommunikation sicherzustellen