FAQ Grundlagen

VeasySport ist in verschiedene Bereiche gegliedert, die du über das Hauptmenü erreichst.

Die meisten Funktionen folgen einem ähnlichen Ablauf:

1. Öffne im Hauptmenü den gewünschten Bereich.
2. Wähle in der Übersicht (zum Beispiel einer Tabelle) einen Datensatz aus.
3. Öffne den Datensatz, um ihn zu bearbeiten oder weitere Aktionen auszuführen.

Welche Bereiche und Funktionen dir angezeigt werden, hängt von deinen Rollen und Berechtigungen ab.

Wenn du eine bestimmte Funktion nicht siehst, fehlen dir dafür möglicherweise die nötigen Berechtigungen.

Was kannst du tun? Wende dich an deinen Administrator und frage nach, ob dein Benutzer die passende Rolle hat.

Über das Hauptmenü erreichst du die verschiedenen Bereiche der Software.

Die Breadcrumb-Navigation oben auf der Seite zeigt dir, wo du dich gerade befindest.

Innerhalb von Übersichten helfen dir außerdem Suche und Filter dabei, bestimmte Datensätze schnell zu finden.

Deine persönlichen Angaben verwaltest du im Benutzermenü oben rechts.

Öffne dort dein Benutzerprofil. Hier kannst du beispielsweise deine E-Mail-Adresse oder dein Passwort ändern.

Nicht alle Profildaten können von jedem Benutzer geändert werden.

Bestimmte Angaben, zum Beispiel Rollen oder Mandanten, lassen sich nur durch Administratoren anpassen. Welche Felder du selbst bearbeiten kannst, hängt von deinen Berechtigungen ab.

Das Suchfeld befindet sich oberhalb der jeweiligen Tabelle.

Gib dort einen Suchbegriff ein. Die Suche startet automatisch während deiner Eingabe und grenzt die angezeigten Datensätze entsprechend ein.

Mit Filtern kannst du die angezeigten Einträge einer Tabelle gezielt einschränken.

Vorgehen:

1. Öffne die gewünschten Filter oberhalb der Tabelle.
2. Wähle einen Filter aus und gib die entsprechenden Kriterien ein.
3. Bestätige deine Auswahl mit OK.

Die Tabelle zeigt anschließend die Einträge, die zu deinen Filterkriterien passen.

Über die Auswahl Zeilen anzeigen legst du fest, wie viele Datensätze gleichzeitig in der Tabelle dargestellt werden.

Deine Einstellung wird gespeichert, sodass du die Anzahl nicht jedes Mal neu auswählen musst.

Du kannst E-Mails direkt aus verschiedenen Bereichen des Systems versenden, beispielsweise im Zusammenhang mit Teilnehmern oder Veranstaltungen.

Zusätzlich kannst du Serien-E-Mails verwenden, um mehrere Empfänger gleichzeitig anzuschreiben.

Deine bereits verschickten E-Mails findest du im Benutzermenü unter Versendete Nachrichten.

Dort kannst du deinen persönlichen Kommunikationsverlauf einsehen und prüfen, welche Nachrichten du versendet hast.

Prüfe zunächst den Zustellstatus der betreffenden E-Mail im System.

Die folgenden Meldungen können dir bei der Einordnung helfen:

• Bounce: Die Zustellung ist fehlgeschlagen, beispielsweise wegen einer falschen E-Mail-Adresse.
• Soft Bounce: Es liegt meist ein vorübergehendes Zustellproblem vor.

Prüfe bei Problemen auch, ob die Empfängeradresse richtig geschrieben ist.

Hintergrundaufgaben sind Vorgänge, die von der Software im Hintergrund ausgeführt werden.

Dazu zählen beispielsweise der Versand von Serien-E-Mails oder die Erstellung von Berichten.

So kannst du auch umfangreichere Aktionen starten, ohne die ganze Zeit auf der entsprechenden Seite bleiben zu müssen.

Hintergrundaufgaben erleichtern die Bearbeitung umfangreicher Vorgänge, weil diese unabhängig von der geöffneten Seite weiterlaufen.

Du kannst die Seite verlassen oder den Browser schließen, während die Aufgabe im Hintergrund ausgeführt wird.

Öffne den Bereich Hintergrundaufgaben, um den Bearbeitungsstand deiner Aufgaben einzusehen.

Dort erkennst du beispielsweise, ob eine Aufgabe noch läuft, erfolgreich abgeschlossen wurde oder fehlgeschlagen ist.

Neue Benutzer legst du über die Benutzerverwaltung an.

Vorgehen:

1. Öffne die Benutzerverwaltung.
2. Lade den neuen Benutzer ein.
3. Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Aktivierungslink.
4. Über diesen Link kann er seinen Zugang einrichten.

Der Status Eingeladen bedeutet, dass die Einladung bereits verschickt wurde, der Benutzer seinen Zugang aber noch nicht aktiviert hat.

Erst nach der Aktivierung kann er sich im System anmelden.

Wenn die Einladungs-E-Mail nicht angekommen ist, kannst du die Einladung erneut versenden.

Alternativ kannst du den Benutzer manuell aktivieren und ein Passwort vergeben.

E-Mail-Vorlagen legen fest, welche Inhalte in automatisch versendeten E-Mails verwendet werden.

Dokumentenvorlagen bestimmen den Aufbau und das Layout generierter Dokumente, zum Beispiel Rechnungen oder Bestätigungen.

Platzhalter sind variable Angaben in einer Vorlage.

Beim Erstellen oder Versenden werden sie automatisch durch die zugehörigen Daten ersetzt – beispielsweise durch Namen, Termine oder Veranstaltungsdetails.

Über die Vorschau kannst du kontrollieren, wie eine E-Mail oder ein Dokument mit eingefügten Daten aussehen wird.

So lassen sich Fehler bei Darstellung, Formulierungen oder Platzhaltern erkennen, bevor etwas tatsächlich versendet wird.

Ein persönlicher Zugangstoken ist ein digitaler Schlüssel für die Anmeldung externer Systeme an VeasySport.

Du kannst ihn dir wie ein Passwort für eine technische Schnittstelle vorstellen.

Behandle persönliche Zugangstoken genauso vertraulich wie Passwörter. Gib sie nicht an unberechtigte Personen weiter.

Wichtig: Ein Token wird nach seiner Erstellung nur einmal vollständig angezeigt. Speichere ihn deshalb direkt an einem sicheren Ort.

Im Mandantenprofil verwaltest du zentrale Angaben deiner Organisation.

Dazu gehören beispielsweise Name, Adresse und E-Mail-Absender. Diese Informationen werden an verschiedenen Stellen im System verwendet.

Änderungen am Mandantenprofil können sich unmittelbar auf E-Mails, Dokumente und die Kommunikation mit Teilnehmern auswirken.

Hinweis: Prüfe die Angaben deshalb sorgfältig, bevor du Änderungen übernimmst.