E-Mails

E-Mails werden in VeasySport direkt aus verschiedenen Bereichen heraus versendet. Es gibt keinen eigenen Menüpunkt für den E-Mail-Versand.

Du erreichst den E-Mail-Editor, indem du in einer Liste oder Detailansicht die Aktion „E-Mail senden“ auswählst (z. B. bei Kontakten oder Teilnehmenden).

Allgemeine Informationen

Mit dem E-Mail-Editor kannst du sowohl einzelne E-Mails als auch Serien-E-Mails an mehrere Empfänger versenden.

Dabei werden Inhalte automatisch personalisiert, z. B. mit Namen oder weiteren Informationen zum Empfänger.

Ansicht des E-Mail-Editors

1. Betreff und Inhalt
   Gib hier den Betreff der E-Mail an und gestalte den Inhalt der Mail im Editor darunter.

2. Inhalte und Personalisierung
   Im Editor kannst du verschiedene Inhalte in deine E-Mail einfügen, z. B. Texte, Überschriften oder Bilder.
   Zusätzlich stehen dir sogenannte Platzhalter („Merge Tags“) zur Verfügung. Diese werden beim Versand automatisch mit den passenden Daten aus dem System gefüllt (z. B. Name des Empfängers oder Veranstaltungsdaten).

3. Anhänge hinzufügen
   Du kannst bis zu drei Dateien oder Dokumente als Anhang hinzufügen.
   Jede Datei darf maximal 5 MB groß sein. Diese Begrenzung stellt sicher, dass die E-Mails problemlos zugestellt werden können.

4. E-Mail versenden
   Über den Button Senden startest du den Versand der E-Mail.
   Dort siehst du auch, wie viele Empfänger aktuell ausgewählt sind (z. B. „an 3 Empfänger senden“). Der Versand wird direkt nach Klick auf den Button gestartet.

Vorschau

Über den Tab „Vorschau“ kannst du dir ansehen, wie die E-Mail beim Empfänger dargestellt wird.

Nutze die Vorschau, um Inhalte und Platzhalter zu überprüfen, bevor du die E-Mail versendest.

Versand

Über den Button „an X Empfänger senden“ startest du den Versand der E-Mail.

Der Versand erfolgt im Hintergrund, sodass du währenddessen normal weiterarbeiten kannst.

Wenn du den Status des Versands überprüfen möchtest, findest du weitere Informationen im Bereich Hintergrundaufgaben.
Eine ausführliche Erklärung dazu findest du im Handbuch im Abschnitt Hintergrundaufgaben.

Auswahl der Empfänger

Wenn du den E-Mail-Versand aus einer Liste startest, musst du zunächst Empfänger auswählen.

• Wähle entweder alle Einträge oder gezielt einzelne Empfänger über die Checkboxen aus
• Erst wenn mindestens ein Empfänger ausgewählt ist, wird die Aktion „E-Mail senden“ aktiv

Hinweise zur Nutzung

• Verwende Platzhalter, um E-Mails zu personalisieren
• Nutze die Vorschau, um Fehler vor dem Versand zu vermeiden
• Überprüfe die Empfängerauswahl sorgfältig, bevor du eine Serienmail verschickst
• Beachte, dass große Empfängerlisten zu längeren Versandzeiten führen können

Typische Anwendungsfälle

Der E-Mail-Editor wird unter anderem genutzt, um:

• Teilnehmer zu informieren
• Erinnerungen oder Hinweise zu versenden
• personalisierte Serienmails an Gruppen zu verschicken
• Dokumente (z. B. Bescheinigungen) per E-Mail zu versenden