Verlängerungsläufe für Lizenzen

Mit einem Verlängerungslauf kannst du mehrere ablaufende Lizenzen in einem gemeinsamen Arbeitsgang prüfen und verlängern.

Du nutzt einen Verlängerungslauf typischerweise, wenn:

viele Lizenzen desselben Ausbildungsgangs verlängert werden sollen
Im Nachgang an eine Veranstaltung Lizenzen der Teilnehmer verlängert werden sollen
Lizenzvordrucke nach der Verlängerung gesammelt versendet werden sollen

Hinweis

Einzelne Lizenzen kannst du weiterhin direkt über die Lizenz verlängern.
Verlängerungsläufe sind für größere Mengen und wiederholbare Prüfabläufe gedacht.

Verlängerungslauf erstellen

Öffne Verlängerungsläufe und klicke auf Erstellen.

Lege anschließend die Kriterien fest:

Ausbildungsgang: bestimmt, welche Lizenzen berücksichtigt werden
Frühestes / spätestes Ablaufdatum: schränkt ablaufende Lizenzen nach ihrem Gültigkeitsdatum ein
Lizenznehmer hat an Veranstaltung teilgenommen: berücksichtigt nur Lizenzen, deren Inhaber an einer der ausgewählten Veranstaltungen teilgenommen hat

Nach dem Speichern erstellt das System den Verlängerungslauf im Hintergrund.

Hinweis

Bei vielen passenden Lizenzen kann die Erstellung etwas dauern.
Den Fortschritt siehst du in der Statusleiste und über die Hintergrundaufgabe.

Lizenzen prüfen und Verlängerung starten

Sobald der Verlängerungslauf erstellt wurde, öffnest du die Detailansicht.

Dort prüfst du:

welche Lizenzen im Lauf enthalten sind
ob die Voraussetzungen erfüllt sind
welche Lizenzen ggf. entfernt oder manuell ergänzt werden sollen

Über Voraussetzungen neu berechnen kannst du die Prüfung erneut ausführen, wenn sich Nachweise, Credits oder andere Voraussetzungen geändert haben.

Wenn die Liste passt, klickst du auf Verlängerungen durchführen.

Im Dialog gibst du an:

Neue Gültigkeit bis
Datum der Ausstellung
Name der ausstellenden Person
Ort der Ausstellung
ob Lizenzvordrucke automatisch per E-Mail versendet werden sollen
ob Lizenzen ohne erfüllte Verlängerungsvoraussetzungen übersprungen werden sollen

Achtung

Prüfe die Liste sorgfältig, bevor du die Verlängerung startest.
Nach der Durchführung wurden die betroffenen Lizenzen bereits geändert.

Lizenz manuell hinzufügen

Du kannst einem noch nicht ausgeführten Verlängerungslauf einzelne Lizenzen manuell hinzufügen. Das ist sinnvoll, wenn:

eine Lizenz nicht über die Kriterien gefunden wurde
du eine Lizenz bewusst zusätzlich prüfen möchtest
sich die automatische Auswahl nachträglich geändert hat

Es können nur Lizenzen hinzugefügt werden, die zum Ausbildungsgang des Verlängerungslaufs passen.

Hinweise zur Nutzung

nutze enge Kriterien, damit nur passende Lizenzen ausgewählt werden
prüfe fehlende Voraussetzungen vor dem Start
verwende Voraussetzungen neu berechnen, wenn sich Daten geändert haben und du neue Nachweise eingepflegt hast
aktiviere den automatischen Versand nur, wenn die E-Mail-Vorlage und Lizenzvordrucke geprüft sind