Zahlungsmethoden

Dieses Kapitel richtet sich an Benutzer mit der Rolle Mandantenadministrator.

In den Einstellungen zu Zahlungsmethoden können verschiedene Zahlungsverfahren konfiguriert werden damit Kunden Bestellungen und Rechnungen bei Ihnen bezahlen können. Zur Verfügung stehen die folgenden Zahlungsmethoden:

Zahlung mit Stripe: Stripe ist ein Dienstleister, der zahlreiche beliebte Zahlungsmethoden wie SEPA-Lastschrift, Kreditkarte, Apple Pay oder Google Pay bündelt.
Zahlung auf Rechnung: Mit dieser Zahlungsmethode versendet das System Rechnungen an Ihre Kunden, die diese per Überweisung auf eines Ihrer Konten begleichen.
Barzahlung: Wenn Produkt direkt vor Ort in bar bezahlt werden sollen, nutzen Sie hierfür die Zahlungsmethode Barzahlung.

Sie können einzelne Zahlungsmethoden oder mehrere Zahlungsmethoden gleichzeitig aktivieren.

Zahlung mit Stripe

Die Zahlung über ein Payment-Gateway wie Stripe hat viele Vorteile:

automatisierte Erfassung aller Zahlungseingänge im System
automatische Rückerstattungen bei Storno
kostenloses Konto bei Stripe, niedrige Gebühren je Transaktion.

Um die Zahlung mit Stripe zu nutzen, erstellen Sie für Ihre Organisation ein kostenloses Konto auf stripe.com und aktivieren Sie die von Ihnen gewünschten Zahlungsmethoden in Ihrem Stripe Konto.

Anschließend rufen Sie im System unter Mandanteneinstellungen -> Zahlungsmethoden die Einstellungen für Ihre Zahlungsmethoden auf. Verbinden Sie im Abschnitt Zahlung mit Stripe Ihr Stripe-Konto mit dem System.

Das System aktiviert automatisch alle Stripe basierten Zahlungsmethoden, die für in Ihrem Strip-Konto freigeschaltet sind. Die aktivierten Zahlungsmethoden stehen Ihren Kunden sofort zur Verfügung.

Bei Bedarf können Sie weitere Zahlungsmethoden aktivieren, indem Sie die Aktion Bearbeiten ausführen.

Kosten für die Nutzung von Stripe

Für die Nutzung von Stripe fallen geringe Kosten an, die sich aus einer Plattformgebühr i.H.v. 0,5% des Umsatzes sowie einer Transaktionsgebühr zusammensetzen.

Mindestguthaben für Stripe-Konto einrichten

Um Rückerstattungen von Zahlungen über Stripe vornehmen zu können, sollten Sie in Ihrem Stripe-Konto ein Mindestguthaben festlegen. Hintergrund ist, dass Sie Rückerstattungen über Stripe nur dann vornehmen können, wenn Ihr Stripe-Konto ausreichend Guthaben ausweist. Ein Mindestguthaben sort bei Auszahlungen auf Ihr Bankkonto dafür, dass immer einbestimmter Betrag auf Ihrem Stripe-Konto verbleibt, den Sie für Erstattungen nutzen können.

Weitere Details finden Sie im Stripe-Handbuch.

Leitfaden zur Buchhaltung im Kontext von Stripe

Dieser Abschnitt richtet sich an buchhalterisch verantwortliche Personen im Mandanten.

Bei der Nutzung von Stripe zur Zahlungsabwicklung ist eine angepasste buchhalterische Vorgehensweise erforderlich. Nachfolgend wird das empfohlene Verfahren zur Verbuchung von Rechnungen, Auszahlungen und Gebühren erläutert. Grundlage ist der Kontenrahmen DATEV SKR03. Das Verfahren kann aber auf beliebige andere Kontenrahmen wie bspw. den SKR49 angewendet werden.

1. Rechnung erfassen

Wenn eine Rechnung in VeasySport erstellt wird erfolgt die buchhalterische Erfassung nicht direkt gegen den Kunden (Debitorenbuchhaltung), sondern gegen Stripe als Zahlungsdienstleister. Hierfür legen Sie im Kontenplan das Geldtransitkonto 1361 Stripe-Konto an.

Buchungssatz bei Rechnungserstellung:

1361 Stripe-Konto: 100,00 €
  an 8400 Erlöse 19% Ust: 81,00 €
  an 1776 Umsatzsteuer 19%: 19,00 €

Bei der Verwendung von Kostenstellen, nehmen Sie in diesem Schritt die Zuordnung zu einer Kostenstelle vor.

Diese Buchung erfolgt in der Regel gesammelt in regelmäßigen Abständen (z.B. wöchentlich oder monatlich) auf Basis der in VeasySport erzeugten Rechnungen. Diese können Sie für einen ausgewählten Zeitraum als ZIP-Datei herunterladen.

2. Auszahlungen verbuchen

Stripe überweist Ihnen regelmäßig die vereinnahmten Beträge abzüglich der Gebühren auf Ihr Bankkonto.

Buchungssatz bei Erhalt einer Auszahlung:

1200 Bank (Auszahlungsbetrag): 10.000 €
  an 1361 Stripe-Konto: 10.000 €

Diese Buchung erfolgt für jede Auszahlung, in der Regel täglich oder wöchentlich.

3. Gebühren erfassen

Für die Nutzung von Stripe fallen Plattform- und Transaktionsgebühren an. Sobald Sie von der JOHN IT eine Rechnung über die Plattformgebühren und von Stripe eine Rechnung über die Transaktionsgebühren erhalten, erfolgt deren Erfassung wie folgt:

Plattformgebühren (JOHN IT)

4970 Nebenkosten des Geldverkehrs: 40,50 €
1576 Vorsteuer: 9,50 €
  an 1361 Stripe-Konto: 50,00 €

Transaktionsgebühren (Stripe):

4970 Nebenkosten des Geldverkehrs: 30,00 €
  an 1361 Stripe-Konto: 30,00 €

Für europäische Kontoinhaber/innen stellt Stripe die Zahlungsabwicklung von seiner Niederlassung in Irland aus bereit, sodass keine USt. auf Stripe-Gebühren anfällt. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie die USt. für Stripe Gebühren für Ihren Standort gesondert in Ihrer Erklärung verbuchen müssen („Reverse Charge“), empfehlen wir, sich an einen/eine Steuerberater/in zur Unterstützung bei dieser Entscheidung zu wenden.

Zahlung auf Rechnung

Die Zahlung auf Rechnung hat viele Vorteile für Mandanten, die Zahlungseingänge sehr individuell verbuchen müssen und keinen Zahlungsdienstleister anbinden wollen:

die Zahlung auf Rechnung ist sofort verfügbar, es wird lediglich ein Bankkonto benötigt
Zahlungen können durch die eigene Buchhaltung individuell verbucht werden

Um die Zahlung auf Rechnung zu nutzen aktivieren die Zahlungsmethode im System und fügen Sie die erforderlichen Informationen bezüglich Ihrer Bankverbindung hinzu. Führen Sie anschließend einen Testkauf durch um zu prüfen ob Ihren Kunden im Laufe des Bestellprozesses alle Informationen für die Zahlung auf Rechnung zur Verfügung stehen.

Barzahlung

Wenn Produkt direkt vor Ort in bar bezahlt werden sollen, nutzen Sie hierfür die Zahlungsmethode Barzahlung. Um die Barzahlung zu nutzen aktivieren die Zahlungsmethode im System. Führen Sie anschließend einen Testkauf durch um zu prüfen ob Ihren Kunden im Laufe des Bestellprozesses alle Informationen für die Barzahlung zur Verfügung stehen.