Rechnungen

Das Rechnungsmanagement ermöglicht eine umfassende Übersicht und Kontrolle über alle Rechnungsprozesse. Es bietet detaillierte Einblicke in den Status jeder Rechnung und ermöglicht es, diese effizient zu verwalten.

Rechnungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung in jeder Organisation. Sie dienen der Dokumentation und Abrechnung erbrachter Leistungen.

Die Übersichtsseite für Rechnungen zeigt alle erstellten Rechnungen mit ihren jeweiligen Statusinformationen an. Diese Übersicht ist unter dem Menüpunkt Rechnungen im Hauptmenü zu finden.

Unterstützte Rechnungstypen

Unterstützt werden die folgenden Rechnungstypen:

• Rechnung: Eine Rechnung ist ein Dokument, das von einem Verkäufer an einen Käufer ausgestellt wird und die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen sowie den zu zahlenden Betrag auflistet. Sie dient als Aufforderung zur Zahlung für die erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren.
• Storno-Rechnung: Eine Stornorechnung wird erstellt, um eine zuvor ausgestellte Rechnung vollständig zu stornieren oder rückgängig zu machen. Eine Stornorechnung hebt die ursprüngliche Rechnung auf und stellt sicher, dass sie nicht mehr als offene Forderung im Buchhaltungssystem erscheint. Jede Stornorechnung beinhaltet einen Verweis auf die ursprüngliche Rechnung und erhält eine eigene Rechnungsnummer.
• Gutschrift: Eine Gutschrift wird verwendet, um einen Teilstorno einer bereits ausgestellten Rechnung vorzunehmen. Eine Gutschrift storniert nicht die gesamte Rechnung, sondern stellt im Falle der Stornierung einzelner Rechnungszeilen den betreffenden Betrag wieder gut. Eine Gutschrift erhält wie die Rechnung oder die Stornorechnung auch einen Verweis auf die ursprüngliche Rechnung und erhält eine eigene Rechnungsnummer.

Status einer Rechnung

Zur Nachvollziehbarkeit des Status eine Rechnung erhält jede Rechnung einen der folgenden Stati:

• abgerechnet: die Rechnung wurde erstellt (Standard)
• Teilweise storniert: Ein Teil der Rechnung wurde storniert.
• Storniert: Die Rechnung wurde komplett storniert.

Neue Rechnung erstellen

Rechnungen werden automatisch vom System erstellt, sobald eine Bestellung bestätigt wird.

Wurde die automatische Rechnungserstellung beim Bestätigen einer Bestellung deaktiviert, dann kann die Rechnung für eine Bestellung auch nachträglich erstellt werden. Dazu wechseln Sie in die Bestellung, für die Sie eine Rechnung erstellt möchten und wählen dort die Aktion Rechnung erzeugen. Jetzt wird für die gewählte Bestellung eine Rechnung erstellt, die sowohl in der Bestellung unter dem Reiter Rechnungen also auch in der Liste der Rechnungen unter dem Menüpunkt Rechnungen zu finden ist.

Rechnung bearbeiten

Für jede Rechnung stehen verschiedene Bearbeitungsoptionen zur Verfügung:

• Zuordnung zu einem anderen Kundenkonto: Ändern Sie die Zuordnung der Rechnung zu einem anderen Kundenkonto.
• Anpassung der Rechnungsempfängerdaten: Ändern Sie bei Bedarf die Daten des Rechnungsempfängers.

Rechnungen als PDF-Datei herunterladen

Sie können eine einzelne oder mehrere Rechnungen als PDF-Datei herunterladen.

Um eine einzelne Rechnung als PDF herunterzuladen, rufen Sie die gewünschte Rechnung auf und klicken Sie auf Rechnung herunterladen.

Um mehrere Rechnungen auf einmal als PDF herunterzuladen, wählen Sie in der Rechnungsliste alle Rechnungen aus, die Sie herunterladen möchten. Führen Sie anschließend die Aktion Als PDF herunterladen aus. Sie erhalten nun ein ZIP-Archiv zum Download, das alle ausgewählten Rechnungen als PDF-Datei enthält.

Die heruntergeladenen Rechnungen können Sie nun an Ihren Steuerberater senden oder im Belegupload von DATEV, Lexoffice oder einer Buchhaltungssoftware Ihrer Wahl im Belegupload hochladen und verbuchen. Häufig startet eine Buchhaltungssoftware nach dem Upload die automatische Belegerkennung und übernimmt automatisch wichtige Daten wie den Beleg-Typ, den Kontakt, die Belegnummer, das Belegdatum, die Fälligkeit, das Leistungsdatum oder den Betrag.

Rechnungen als Excel-Datei exportieren

Sie können eine Liste Ihrer Rechnungen als Excel-Datei exportieren. Wählen Sie hierzu zunächste die Rechnungen aus, die Sie exportieren möchten. Anschließend können Sie die ausgewählten Rechnungen über Aktion -> Exportieren als Excel-Datei herunterladen.

Rechnung stornieren

Diese Aktion ermöglicht es Ihnen, eine ausgestellte Rechnung vollständig zu stornieren. Dies kann in Fällen notwendig sein, in denen ein Fehler bei der Rechnungserstellung aufgetreten ist oder die zugrunde liegende Transaktion ungültig wurde. Wählen Sie die zu stornierende Rechnung aus und klicken Sie auf den Button Stornieren . Sie haben die Möglichkeit, einen Grund für die Stornierung anzugeben, was zur Nachverfolgung und Dokumentation von Stornierungen hilfreich ist. Bei bereits getätigter Zahlung kann eine Rückerstattung der Kosten erfolgen.

Rechnung auf Entwurf zurücksetzen

Sie können eine Rechnung im Status abgerechnet zurück auf den Status Entwurf setze. Dies ist notwendig, wenn Sie einzelne Rechnungspositionen nachträglich verändern möchten.

Rufen Sie hierzu die Rechnung auf, die Sie bearbeiten möchten und führen Sie die Aktion Zu Entwuf ändern aus:

Die ursprüngliche Rechnung wird nun storniert und Sie werden auf eine Kopie der Rechnung im Status Entwurf weitergeleitet. Die neue Rechnung können Sie nun nach Belieben anpassen. Führen Sie die Aktion Rechnung finalisieren aus, sobald Sie die Rechnung final verbuchen oder an Ihren Kunden versenden möchten.

Rechnung finalisieren

Damit eine Rechnung im Status Entwurf eine finale Rechnungsnummer erhält, müssen Sie die Rechnung inalisieren. Rufen Sie hierzu die Rechnung auf, die Sie finalisieren möchten und wählen Sie die Aktion Finalisieren:

Die Rechnung wird nun auf den Status abgerechnet geändert und es wird eine Rechnungsnummer aus Ihrem Rechnungsnummernkreis zugewiesen. Anschließend können Sie die Rechnung an Ihren Kunden versenden und buchen.

Rechnungspositionen

Jede Rechnung im System gibt detailliert die einzelnen Bestandteile der Buchung an. Diese sind nummeriert, wobei eine X.Y-Nummerierung verwendet wird. In dieser Nummerierung repräsentiert “X” die Buchungsnummer (Bei Einzelbuchung = 1, bei Mehrfachbuchungen steigt die Zahl) und “Y” die spezifische Position innerhalb dieser Buchung. Zum Beispiel würde 1.2 die zweite Position in der ersten Buchung darstellen.

Rechnungsposition hinzufügen

Zu einer bestehenden Rechnung können Sie weitere Rechnungspositionen hinzufügen. Voraussetzung bei Rechnungen im Status abgerechnet ist, dass Sie diese auf den Status Entwurf zurücksetzen.

Rufen Sie hierzu die Rechnung auf, die Sie bearbeiten möchten und führen Sie die Aktion Zu Entwuf ändern aus:

Befindet sich die Rechnung im Status Entwurf führen Sie im Abschnitt Rechnungspositionen die die Aktion Hinzufügen aus. Anschließend wählen Sie die Artikelseite aus die Sie als Position hinzufügen möchten.

Entfernen Sie anschließend ggf. doppelte Rechnungspositionen.

Rechnungsposition bearbeiten

Sie können einzelne Rechnungspositionen bearbeiten, um den Preis, die Produktvariante oder Rabattoptionen einer Rechnungsposition zu ändern. Voraussetzung bei Rechnungen im Status abgerechnet ist, dass Sie diese auf den Status Entwurf zurücksetzen.

Rufen Sie hierzu die Rechnung auf, die Sie bearbeiten möchten und führen Sie die Aktion Zu Entwuf ändern aus:

Nun können Sie die Rechnung an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sobald Sie Ihre Anpassungen vorgenommen haben, führen Sie die Aktion Finalisieren aus. Die Rechnung wird dann auf den Status abgerechnet geändert und es wird eine Rechnungsnummer aus Ihrem Rechnungsnummernkreis zugewiesen.

Rechnungsposition stornieren

Bei Bedarf können einzelne Rechnungspositionen storniert werden (Teilstornierung). Hierbei ist es möglich eine Stornogebühr aufzunehmen. Um eine Teilstornierung durchzuführen, markieren Sie einfach die gewünschten Rechnungspositionen und klicken Sie auf “Positionen stornieren”.

Sie haben nun die Möglichkeit aus einem von zwei Teilstorno-Verfahren zu wählen:

• Gutschrift (Standard): bei diesem Verfahren werden nur die ausgewählten Rechnungspositionen storniert. Als Beleg für die Buchhaltung wird eine Gutschrift mit eigener Rechnungsnummer erstellt, die den stornierten Betrag gutschreibt. Nach erfolgter Stornierung werden die gewählten Rechnungszeilen als storniert markiert und die Rechnung erhält den Status teilweise storniert. Im Reiter verknüfte Rechnungen finden Sie die erstellte Gutschrift.
• Stornieren und neue Rechnung ausstellen: bei diesem Verfahren wird zunächst die gesamte Rechnung storniert. Hierzu wird automatisch eine Stornorechnung erstellt. Im Anschluss wird automatisch eine neue Rechnung erstellt. Die neue Rechnung enthält nur die Rechnungspositionen, die nicht von Ihnen storniert wurden. Bei diesem Verfahren werden alle Rechnungszeilen der ursprünglichen Rechnung als storniert markiert und die Rechnung erhält den Status storniert. Im Reiter verknüfte Rechnungen finden Sie die Stornorechnung sowie die neu erstellte Rechnung.

Zahlungen

Zu einer Rechnung bietet das System Funktionen zur Erfassung von Einzahlungen und Erstattungen sowie zur Überwachung des Zahlstatus. Hierzu wird jede Rechnung mit einem der folgenden Zahlungsstati gekennzeichnet:

• Offen: Die Rechnung wurde erstellt, aber die Zahlung steht noch aus.
• Bezahlt: Die Rechnung wurde vollständig beglichen.
• Teilweise bezahlt: die Rechnung wurde anteilig beglichen.
• Überzahlt: der Kunde hat zu viel Geld bezahlt. Dies kann bspw. der Fall sein, wenn eine Rechnung ganz oder teilwese storniert wurde und der gezahlte Rechnungsbetrag noch nicht erstattet wurde.

Um die Zahlungen zu einer Rechnung einzusehen, rufen Sie die gewünschte Rechnung auf und wechseln anschließend in den Reiter Zahlungen.

Eine Rechnung als bezahlt markieren

Wenn eine Rechnung von Ihrem Kunden bezahlt wurde, können Sie die Rechnung als bezahlt markieren.

Rufen Sie hierzu die gewünschte Rechnung auf und führen Sie die Aktion Als bezahlt markieren aus. Im Anschluss wird automatisch eine Einzahlung in Höhe des ausstehenden Rechnungsbetrags erfasst und die Rechnung als bezahlt markiert.

Wenn Sie hingegen Teilzahlungen erfassen möchten, finden Sie weitere Informationen im Abschnitt Einzahlungen erfassen

Einzahlungen erfassen

Wenn eine Rechnung von Ihrem Kunden ganz oder teilweise bezahlt wurde, können Sie die zugehörigen Einzahlungen zu der Rechnung erfassen. Dies gilt auch für Teilzahlungen.

Rufen Sie hierzu die gewünschte Rechnung auf und wechseln Sie in den Reiter Zahlungen. Führen Sie dort im Abschnitt Einzahlungen die Aktion Hinzufügen aus.

Je nachdem ob die Rechnung ganz oder teilweise bezahlt wurde, ändert sich ihr Zahlstatus entsprechend.

Erstattungen erfassen

Dieser Abschnitt wird aktuell überarbeitet.

E-Mail an Rechnungsempfänger senden

Mit dieser Funktion können Sie die Rechnung direkt aus dem System per E-Mail an den Kunden senden. Dies ist besonders praktisch, um sicherzustellen, dass der Kunde die Rechnung in einem zeitnahen und effizienten Format erhält. Wählen Sie die entsprechende Rechnung aus und klicken Sie auf „E-Mail senden“.

Es erscheint dann eine neue Maske, in der Sie die E-Mail verfassen und gestalten können. Außerdem können Sie zusätzliche Dateien hinzufügen.

FAQ

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