Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung ermöglicht Ihnen die Verwaltung Ihrer Anwender. Hier können Sie neue Benutzer zur Anwendung hinzufügen oder bestehende Benutzer bearbeiten.

Es wird unterschieden zwischen der Systemweiten Benutzerverwaltung und der Benutzerverwaltung auf Mandantenebene. Die Systemweite Benutzerverwaltung gewährt Ihnen den Zugriff auf alle im System hinterlegten Benutzer und kann nur von Systemadministratoren aufgerufen werden. Die Benutzerverwaltung auf Mandantenebene gewährt den Zugriff auf alle Benutzer des eigenen Mandanten und kann von Mandantenadministratoren aufgerufen werden.

Beide Anwendungsbereiche finden Sie im Hauptmenü unter folgenden Menüpunkten:

• Benutzerverwaltung (systemweit): Systemeinstellungen -> Benutzerverwaltung
• Benutzerverwaltung (Mandant) Mandanteneinstellungen -> Benutzerverwaltung

Benutzer einladen

Der Standardweg um einem neuen Benutzer Zugriff auf die Anwendung zu gewähren ist die Einladung des neuen Benutzers in das System. Bei dieser Methode legen Sie den neuen Benutzer mit seinen Stammdaten an. Der Benutzer wird automatisch im Status eingeladen erstellt und das System versendet eine E-Mail mit einer Einladung an die im Benutzer hinterlegte E-Mail Adresse.

Über einen Link in der E-Mail kann der eingeladene Benutzer seinen Zugang aktivieren und ein eigenes Passwort festlegen.

Benutzer immitieren

Wenn ein Anwender Probleme hat, können Sie als Systemadministrator in die Rolle des Benutzers schlüpfen. Hierzu rufen Sie die Stammdatenansicht eines Benutzers auf und führen die Aktion Immitieren aus. Nun sind Sie als der fremde Benutzer am System angemeldet.

Sie können das Immitieren eines fremden Benutzers beenden indem Sie im Benutzermenü rechts oben die Aktion Immitieren beenden ausführen.

Serien E-Mail an Benutzer versenden

Mithilfe der Aktion E-Mail senden können Sie eine E-Mail an alle Benutzer senden, die Sie zuvor in der Benutzerliste ausgewählt haben.

Stati eines Benutzers

Ein Benutzer kann folgende Stati haben:

• Eingeladen: Diesen Status haben alle Benutzer, die in das System eingeladen wurden und ihren Benutzeraccount noch nicht akiviert haben.
• Aktiv: Ein aktiver Nutzer kann sich in das System einloggen und es entsprechend seiner Rolle nutzen.
• Gesperrt: Ein gesperrter Benutzer kann sich nicht mehr in das System einloggen.
• Importiert: Diesen Status haben alle Benutzer, die über ein Import-Script in das System importiert wurden und weiter behandelt werden müssen.

FAQ

Der Aktivierungslink in der Einladungsemail ist abgelaufen

Wenn der Aktivierungslink in der Einladungsemail abgelaufen ist (bspw. weil ein eingeladener Benutzer im Urlaub war), dann können Sie diesem Benutzer eine neue Einladungsmail schicken. Voraussetzung hierfür ist, dass der Benutzer den Status eingeladen hat.

Öffnen Sie hierzu die Stammdatenansicht des Benutzers und führen Sie die Aktion Einladung erneut versenden aus.

Die Einladungsemail kommt nicht an

Aus verschiedensten Gründen kann es vorkommen, dass ein Benutzer die Einladungsemail nicht erhält. In diesem Fall können Sie den Benutzer manuell in den Status aktiv überführen und ein Passwort vergeben.

Öffnen Sie hierzu die Stammdatenansicht des Benutzers und wählen Sie die Aktion Bearbeiten aus. Vergeben Sie nun ein Passwort und setzen den Status des Benutzers auf aktiv. Im Anschluss können Sie dem Benutzer das Passwort bspw. Telefonisch mitteilen sodass dieser sich einloggen kann.