Dokumente
Dieses Kapitel richtet sich an Benutzer mit der Rolle Mandantenadministrator.
Dokumentenvorlagen
Dokumentenvorlagen enthalten die Konfiguration für Dokumente, die das System
erzeugt (z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Zertifikate). Die
Konfiguration für Dokumentenvorlagen
finden Sie im Hauptmenü unter Mandanteneinstellungen -> Dokumente.
Alle Dokumente sind in einer Standardkonfiguration mit einem Standardinhalt vorhanden. Jeder Mandant kann die Konfiguration und den Inhalt seiner Dokumente individuell anpassen. Hierzu steht ein Editor mir umfangreichen Optionen zur Verfügung:
Vorschau anzeigen
Sie können sich zu jeder Dokumentenvorlage eine Vorschau mit Musterdaten herunterladen. Rufen
Sie hierzu die gewünschte Dokumentenvorlage auf und führen Sie die Aktion
Vorschau aus.
Dokumentenvorlage zurücksetzen
Wenn Sie eine Dokumentenvorlage individuell angepasst haben und diese auf die Standardeinstellungen
zurücksetzen möchten, rufen Sie eine Dokumentenvorlage auf und wählen Sie die Aktion Zurücksetzen.
Dies löscht alle individuellen Einstellungen zu dieser Dokumentenvorlage.
Varianten von Dokumentenvorlagen
Für einige Dokumentenvorlagen existieren verschiedene Varianten. Für jede Variante kann ein eigener Inhalt und ein eigenes Briefpapier definiert werden. Wenn eine Dokumentenvorlage Varianten besitzt, finden Sie diese in der Detailansicht einer Dokumentenvorlage.
Vorschau anzeigen
Sie können sich zu jeder Dokumentenvorlage eine Vorschau mit Musterdaten herunterladen. Rufen
Sie hierzu die gewünschte Dokumentenvorlage auf und führen Sie die Aktion
Vorschau aus.
Variante einer Dokumentenvorlage kopieren
Sie können Varianten einer vorhandenen Dokumentenvorlage kopieren. Rufen Sie hierzu im Bereich
Mandanteneinstellungen -> Dokumente das gewünschte
Dokument auf. Rufen Sie anschließend die Variante auf, die Sie kopieren möchten.
In der Detailansicht der Dokumentenvariante führen Sie die Aktion Kopieren aus um die gewählte
Dokumentenvariante zu kopieren.
Anschließend können Sie die kopierte Variante an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Variante einer Dokumentenvorlage löschen
Sie können Varianten einer Dokumentenvorlage kopieren. Rufen Sie hierzu im Bereich
Mandanteneinstellungen -> Dokumente das gewünschte
Dokument auf. Rufen Sie anschließend die Variante auf, die Sie löschen möchten.
In der Detailansicht der Dokumentenvariante führen Sie die Aktion Löschen aus
um die gewählte Dokumentenvariante zu löschen.
Die als standard markierte Dokumentenvariante kann nicht gelöscht werden. Ebenso
können Dokumentenvarianten nicht gelöscht werden, wenn Sie noch verwendet werden.
Briefpapier
Das Briefpapier definiert den Hintergrund von Dokumenten, die vom System generiert werden und kann als PDF-Datei
hochgeladen werden. Die Konfiguration für das Briefpapier finden Sie im Hauptmenü unter
Mandanteneinstellungen -> Dokumentenvorlagen -> Briefpapier.
Das Briefpapier ist einheitlich für alle Dokumente und enthält üblicherweise das Logo des Mandanten sowie eine Fuß- bzw. Seitenleiste mit Kontaktinformationen.
Eine Vorlage zur Erstellung eines eigenen Briefpapiers im Format DIN A4 Hochformat können Sie hier als Microsoft-Word Dokument herunterladen. Nachdem Sie das Dokument angepasst haben, exportieren Sie es als PDF um es in der Anwendung als Briefpapier hochzuladen.
Ränder konfigurieren
Die Einstellungen für die Ränder werden ausschließlich auf den Inhalt der Dokumente angewendet und nicht auf die hochgeladene Briefvorlage. Erstellen Sie Ihr PDF-Dokument für die Briefvorlage daher immer mit Rand.
Höhe der Kopf- und Fußzeile konfigurieren
Geben Sie für die Höhe der Kopf- und Fußzeile den Platz an, den Ihre Kopf- und Fußzeile in Ihrem Briefpapier abzüglich des Randes einnehmen.
Briefpapier testen
Um zu testen wie das Briefpapier in Kombination mit einem Dokument aussieht, wechseln Sie in den Reiter Dokumente.
Rufen Sie dort das gewünschte Dokument auf und wählen Sie die Aktion Vorschau. Das System generiert dann ein
Beispiel-Dokument mit Ihrem Briefpapier.
