Dokumente

Dieses Kapitel richtet sich an Benutzer mit der Rolle Mandantenadministrator.

Dokumentenvorlagen

Dokumentenvorlagen enthalten die Konfiguration für alle Dokumente, die das System automatisch zu erzeugen (z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Zertifikate). Die Konfiguration für Dokumentenvorlagen finden Sie im Hauptmenü unter Mandanteneinstellungen -> Dokumente.

Alle Dokumente sind in einer Standardkonfiguration mit einem Standardinhalt vorhanden. Jeder Mandant kann die Konfiguration und den Inhalt der Dokumente individuell anpassen. Hierzu steht ein Editor mir umfangreichen Optionen zu Verfügung:

Dokumentenvorlage zurücksetzen

Wenn Sie eine Dokumentenvorlage individuell angepasst haben und diese auf die Standardeinstellungen zurücksetzen möchten, rufen Sie eine Dokumentenvorlage auf und wählen Sie die Aktion Zurücksetzen. Dies löscht alle individuellen Einstellungen zu dieser Dokumentenvorlage.

Briefpapier

Das Briefpapier definiert den Hintergrund von Dokumenten, die vom System generiert werden und kann als PDF-Datei hochgeladen werden. Die Konfiguration für das Briefpapier finden Sie im Hauptmenü unter Mandanteneinstellungen -> Dokumentenvorlagen -> Briefpapier.

Das Briefpapier ist einheitlich für alle Dokumente und enthält üblicherweise das Logo des Mandanten sowie eine Fuß- bzw. Seitenleiste mit Kontaktinformationen.

Eine Vorlage zur Erstellung eines eigenen Briefpapiers im Format DIN A4 Hochformat können Sie hier als Microsoft-Word Dokument herunterladen. Nachdem Sie das Dokument angepasst haben, exportieren Sie es als PDF um es in der Anwendung als Briefpapier hochzuladen.

Ränder konfigurieren

Die Einstellungen für die Ränder werden ausschließlich auf den Inhalt der Dokumente angewendet und nicht auf die hochgeladene Briefvorlage. Erstellen Sie Ihr PDF-Dokument für die Briefvorlage daher immer mit Rand.

Höhe der Kopf- und Fußzeile konfigurieren

Geben Sie für die Höhe der Kopf- und Fußzeile den Platz an, den Ihre Kopf- und Fußzeile in Ihrem Briefpapier abzüglich des Randes einnehmen.

Briefpapier testen

Um zu testen wie das Briefpapier in Kombination mit einem Dokument aussieht, wechseln Sie in den Reiter Dokumente. Rufen Sie dort das gewünschte Dokument auf und wählen Sie die Aktion Vorschau. Das System generiert dann ein Beispiel-Dokument mit Ihrem Briefpapier.