Lizenzen

Eine Lizenz bildet einen Qualifikationsnachweis für einen bestimmten Ausbildungsgang im System ab (Muster-Dokument). Eine Lizenz wird immer von einem Lizenzgeber an einen Lizenznehmer ausgestellt und hat eine bestimmte Gültigkeit. Nach Ablauf der Gültigkeit muss eine Lizenz verlängert werden. Für das Ausstellen und Verlängern von Lizenzen können durch den Ausbildungsgange Voraussetzungen definiert werden, die ein Lizenznehmer vor dem Ausstellen oder Verlängern einer Lizenz erfüllen muss.

Sofern es sich um einen Ausbildungsgang des DOSB handelt werden alle Änderungen sofort mit der Schnittstelle des DOSB synchronisiert (siehe LIMS-Konfiguration). Eine Ausnahme hiervon sind Lizenzen im Status entwurf. Diese werden nicht mit der Schnittstelle des DOSB synchronisiert.

Verwaltet werden Lizenzen unter dem Menüpung Lizenzen.

Lizenzliste

In der Lizenzliste werden alle Lizenzen des eigenen Mandanten aufgelistet. Darüber hinaus werden Lizenzen aufgelistet, die an eine Benutzergruppe geteilt wurde, denen der eigene Benutzer angehört (siehe Einzelne Datensätze mit Benutzergruppen teilen).

Lizenz anlegen

Eine neue Lizenz wird in der Lizenzliste über den Menüpunkt Erstellen angelegt. Eine Lizenz wird vom System standardmäßig im Status ausgestellt angelegt. Soll eine Lizenz nicht sofort ausgestellt werden (weil bspw. noch Informationen fehlen), kann die Lizenz im Status entwurf erstellt und später ausgestellt werden.

Daten wie das Gültigkeitsdatum oder der Ort der Erstausstellung werden vom System vorgeschlagen, sofern diese in der Konfiguration hinterlegt wurden.

Voraussetzungen prüfen

Die Anwendung unterstützt Lizenzgeber dabei zu prüfen ob ein Lizenznehmer die Voraussetzungen zum Aussellen oder Verlängern einer Lizenz erfüllt hat. Hierzu öffnet sich vor dem Ausstellen oder Verlängern von Lizenzen ein Fenster das Anzeigt, ob der Lizenznehmer die in der jeweiligen Ausbildungsgangkonfiguration hinterlegten Voraussetzungen erfüllt.

Es handelt sich hierbei um eine Unterstützende Prüfung. Das Ausstellen und Verlängern einer Lizenz ist daher standardmäßig auch dann möglich, wenn nicht alle Voraussetzungen erfüllt sind. Wenn das System das Ausstellen stattdessen verhindern soll, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Lizenzen importieren

Lerne jetzt im Video, wie du Lizenzen importierst und die erstellten Lizenzvordrucke an deine Lizenznehmer versendest:

Lerne jetzt im Video, wie du die Importvorlage ausfüllst:

Rufen Sie zum Import von Lizenzen die Lizenzverwaltung auf und wählen Sie in der Liste der Lizenzen die Aktion Importieren, wie auf dem nachfolgenden Bild dargestellt:

In der Nachfolgenden Eingabemaske konfigurieren Sie Ihren Import. Wählen Sie hierzu den Ausbildungsgang aus für den Sie Lizenzen importieren möchten. Laden Sie anschließend die ausgefüllte Importvorlage hoch und starten Sie den Import.

Ein Lizenzimport erfolgt immer für einen bestimmten Ausbildungsgang. Lizenzgeber wird automatisch der aktuell aktive Mandant. Lizenzen werden automatisch mit vorhandenen Kontakten verknüpft. Ist ein Kontakt noch nicht im System vorhanden, wird er neu angelegt.

Lizenzdaten ändern / korrigieren

Eine im System gespeicherte Lizenz kann jederzeit geändert werden um fehlerhafte Daten zu korrigieren. Zum Ändern einer Lizenz muss die Lizenz zunächst im System aufgerufen werden. Anschließend ist das Ändern der Lizenz über den Menüpunkt Bearbeiten möglich.

Wenn Sie die Stammdaten eines Kontaktes ändern werden die geänderten Stammdaten auch auf die Lizenzen des Kontaktes übertragen. Dies betrifft:

• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum
• primäre Adresse

Nach dem Ändern einer Lizenz werden die Lizenzen mit dem DOSB synchronisiert und die Lizenzvordrucke im Hintergrund neu generiert. Den Fortschritt können Sie in den Hintergrundaufgaben prüfen:

Lizenz verlängern

Eine im System gespeicherte Lizenz kann jederzeit verlängert werden. Zum Verlängern einer Lizenz muss die Lizenz zunächst im System aufgerufen werden. Anschließend ist das Verlängern der Lizenz über den Menüpunkt Verlängern möglich.

Daten wie das neue Gültigkeitsdatum werden vom System vorgeschlagen, sofern eine Standardgültigkeit im zugehörigen Ausbildungsgang hinterlegt wurde.

Lizenz umziehen

Einzelne Lizenzen können zu einem anderen Mandanten umgezogen werden. Nutzungen Sie hierzu die Funktion Umziehen auf der Stammdatenansicht einer Lizenz.

Wenn Sie einen Kontakt umziehen, werden alle Lizenzen bei denen der ursprünglichen Mandant des Kontakts als Lizenzgeber eingetragen ist ebenfalls umgezogen.

Lizenz löschen

Eine im System gespeicherte Lizenz kann jederzeit gelöscht werden. Zum Löschen einer Lizenz muss die Lizenz zunächst im System aufgerufen werden. Anschließend ist das Löschen der Lizenz über den Menüpunkt Löschen möglich.

Lizenznehmer über ablaufende Lizenz informieren

1. Filter Lizenzgeber anwenden (nach eigenem Mandanten filtern)
2. Filter gültig bis anwenden
3. alle Einträge markieren
4. Aktion “Email senden” ausführen

Der Versandfortschritt kann in den Hintergrundaufgaben verfolgt werden.

Export der Lizenzen

Es besteht die Möglichkeit sich eine Liste der Lizenzen zu exportieren. Dazu wählt man die zu exportierenden Lizenzen über Häkchen aus (Auswahl auch seitenübergreifend möglich), klickt dann auf den Button ‘Aktionen’ und dann auf ‘Exportieren’.

Jetzt kann die Exportliste erstellt werden. Es besteht nun die Möglichkeit, Spalten zu entfernen, die nicht angezeigt werden sollen. Werden keine Spalten entfernt, so wird die Liste mit allen Spalten angezeigt. Wenn man auf den Button ‘Auswählen’ klickt, wird die Liste erstellt.

Es öffnet sich eine Übersicht über den Download. Der Kringel zeigt den Status an, ist die Erstellung der Datei fertig erscheint dort die Datei, die sich mit einem Klick herunterladen lässt.