E-Mails

E-Mail Vorlagen

E-Mail Vorlagen enthalten die Konfiguration für alle E-Mails, die das System automatisch zu erzeugen (z.B. Eingangsbestätigungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen). Die Konfiguration für E-Mail Vorlagen finden Sie im Hauptmenü unter Einstellungen -> E-Mails.

Alle E-Mails sind in einer Standardkonfiguration mit einem Standardinhalt vorhanden. Jeder Mandant kann die Konfiguration und den Inhalt seiner E-Mails individuell anpassen. Hierzu steht ein Editor mir umfangreichen Optionen zu Verfügung:

E-Mail Vorlage zurücksetzen

Wenn Sie eine E-Mail Vorlage individuell angepasst haben und diese auf die Standardeinstellungen zurücksetzen möchten, rufen Sie eine E-Mail Vorlage auf und wählen Sie die Aktion Zurücksetzen. Dies löscht alle individuellen Einstellungen zu dieser E-Mail Vorlage.

Variante einer E-Mail-Vorlage duplizieren

Sie können Varianten einer vorhandenen E-Mail-Vorlage duplizieren. Rufen Sie hierzu im Bereich Einstellungen -> E-Mails die gewünschte E-Mail-Vorlage auf. Rufen Sie anschließend die Variante auf, die Sie duplizieren möchten.

In der Detailansicht der E-Mail-Vorlage führen Sie die Aktion Duplizieren aus, um die gewählte E-Mail-Vorlage zu duplizieren.

Anschließend können Sie die kopierte Variante an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Kopf- und Fußzeile gestalten

Standardmäßig wird in jede E-Mail eine Kopf- und eine Fußzeile eingefügt. Dies geschieht mithilfe der Platzhalter {{{EmailHeader}}} (Kopfzeile) und {{{EmailFooter}}} (Fußzeile). Sie können den Inhalt dieser Platzhalter unter Einstellungen -> E-Mails -> Kopfzeile bzw. Einstellungen -> E-Mails -> Fußzeile konfigurieren.

Wir empfehlen die Angabe Ihres Logos in der Kopfzeile und die Angabe von Kontaktdaten wie Name, Adresse, Webseite oder Social-Media Buttons in der Fußzeile.

Anhänge

Statische Dokumente anhängen

Sie können eine E-Mail Vorlage so konfigurieren, dass bestimmte Anhänge immer mitgesendet werden, wenn das System eine E-Mail versendet. Laden Sie hierzu die gewünschten Dokumente im Abschnitt Anhänge hoch.