Kommunikation

Allgemeines

Die Anwendung unterstützt Sie bei der Kommunikation mit Ihren Kunden. Hierzu setzt das System konsequent auf E-Mails als primäres Kommunikationsmedium.

Alle Bereiche der Anwendung unterstützen den Versand personalisierter E-Mails in Ihrem Design. Für alle E-Mails, die das System bei bestimmten Aktionen versendet (bspw. Auftragsbestätigung, Rechnung, Teilnahmebescheinigung), stehen standardisierte Vorlagen zur Verfügung, die Sie sowohl inhaltlich als auch designtechnisch an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

In die Funktionen zum Mailversand sind die Funktionen zum Generieren von personalisierten Dokumenten integriert, sodass Sie auch personalisierte Dokumente (PDF) per E-Mail versenden können.

Leistungsstarke Funktionen zum Versand personalisierter Serien-E-Mails (auch bekannt als Kampagnen / Batch-Mails) runden die Funktionen zur Kommunikation mit Ihren Kunden ab.

Versendete Nachrichten

Das System speichert alle versendeten E-Mails und stelle Ihnen diese in Form eines Kommunikationsverlaufs zur Verfügung. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über die versendeten Nachrichten.

Alle Nachrichten, deren Versand Sie direkt durch eine Aktion ausgelöst haben, können Sie in Ihrem persönlichen Kommunikationsverlauf einsehen. Öffnen Sie hierzu ihr persönliches Benutzermenü (Benutzername) und rufen Sie dann den Menüpunkt Versendete Nachrichten auf:

In bestimmten Anwendungsbereichen erhalten Sie zu einzelnen Ressourcen einen gruppierten Kommunikationsverlauf. So können Sie bspw. alle Nachrichten einsehen, die Sie an einen ausgewählten Kontakt versendet haben. Diesen gruppierten Kommunikationsverlauf finden Sie jeweils im Reiter Versendete Nachrichten.

Zustellbarkeitsmanagement

Das System erfasst zu allen versendeten E-Mails den Zustellungsstatus und stellt diesen für Sie dar. Zu jedem Zustellungsstatus können umfangreiche Informationen abgerufen werden aus denen Sie bei einer fehlerhaften Zustellung weitere Details entnehmen können.

Erfasst werden die folgenden Zustellungsstati:

• Zugestellt: die E-Mail wurde erfolgreich zugestellt
• Soft Bounce: die E-Mail wurde nicht erfolgreich zugestellt. Es handelt um ein temporäres Problem (bspw. ist der Mailserver des Empfängers aktuell nicht erreichbar)
• Bounce: die E-Mail wurde nicht erfolgreich zugestellt. Es handelt sich um ein dauerhaftes Problem (bspw. Tippfehler in der E-Mail Adresse)
• Beschwerde: die E-Mail wurde erfolgreich zugestellt, die E-Mail wurde jedoch als Spam markiert. Achtung: dieser Status wird nur erfasst, wenn der E-Mail Dienstleister des Empfängers einen sog. Feedback Loop (FBL) unterstützt. Auch wenn eine E-Mail nicht mit dem Zustellstatus Beschwerde versehen ist, kann die E-Mail im Spam-Order des Kunden gelandet sein.